Niet alles op voorraad: nasturen, splitsen of laten wachten?

  • , door Verpakkingdeals.nl
  • 5 min lezen
Brievenbusdoos, witte verzenddoos en een rol verpakkingstape naast de tekst Bestelling niet compleet

Drie van de vier artikelen liggen op voorraad, de vierde niet. Wat kost een tweede zending je echt, wanneer splits je en wanneer laat je de klant wachten?

Een klant bestelt vier artikelen. Drie liggen in het schap, de vierde staat pas volgende week op je inkooplijst. Je hebt dan drie mogelijkheden: de hele bestelling vasthouden, twee keer verzenden, of de klant laten kiezen. Bij één bestelling maakt het weinig uit. Bij vijftig onvolledige bestellingen per kwartaal gaat het over honderden euro's aan extra materiaal, portokosten en inpaktijd — en over de reviews die je erbij krijgt.

Hieronder staat hoe je uitrekent wat een tweede zending kost, wanneer je welke route kiest, en waar onvolledige bestellingen meestal ontstaan.

Reken eerst uit wat een tweede zending kost

Het verzendlabel is het zichtbare deel. Verpakking en inpaktijd niet. Reken het één keer door voor je eigen situatie, dan hoef je er per bestelling niet meer over na te denken.

Post Voorbeeld Per extra zending
Doos of envelop Gerecycled brievenbusdoos A6, bundel van 100 voor € 17,95 ongeveer € 0,18
Tape KINZO verpakkingstape 50 meter x 48 mm voor € 3,00 enkele centen
Opvulling Noppenfolie 500 mm x 500 m voor € 12,95 enkele centen
Verzendlabel het tarief van je eigen vervoerder meestal de grootste post
Inpaktijd pakken, controleren, plakken, labelen reken met je eigen uurtarief

Bij zo'n rekensom valt het materiaal vaak mee. De twee posten die wél pijn doen zijn het tweede verzendlabel en de minuten die eraf gaan. Als je er in de drukke maanden per week tien hebt, is dat een halve werkdag die je nergens hebt ingepland.

Drie routes en wanneer je ze kiest

Alles vasthouden tot het compleet is

Goedkoopst in materiaal en portokosten, en de klant krijgt één netjes gevuld pakket. Dit werkt zolang je zeker weet wanneer het ontbrekende artikel binnenkomt en die datum binnen een paar dagen ligt. Zodra je zelf twijfelt aan de leverdatum van je leverancier, is wachten het slechtste van de drie: de klant hoort niets, ziet niets, en gaat op dag zeven mailen.

Splitsen: nu verzenden wat er ligt

Verstandig als het beschikbare deel het grootste of het meest urgente deel is — de cadeaus die vrijdag op de verjaardag moeten liggen, bijvoorbeeld. Je betaalt twee keer verzendkosten, maar je koopt er rust mee. Splitsen loont extra als het ontbrekende artikel klein en licht is: dat gaat later in een brievenbusverpakking in plaats van in een tweede doos.

Aanbieden om te annuleren of te vervangen

De route die het vaakst wordt overgeslagen. Als de levertijd van je leverancier onzeker is, geef de klant dan de keuze: wachten, het ontbrekende artikel eraf halen, of een alternatief. Dat kost je één mail en levert bijna altijd een snellere afhandeling op dan zelf beslissen.

Splitsen zonder twee keer een grote doos te gebruiken

De klassieke fout is dat de nazending in dezelfde doos gaat als de eerste zending. Eén artikel in een verzenddoos van 15 x 15 x 15 cm (€ 1,99) betekent veel lucht, veel opvulling en soms een hoger tarief dan nodig. Houd daarom een kleine maat achter de hand voor precies dit doel:

Leg die maat naast je inpaktafel, niet achterin het magazijn. Anders pakt degene die inpakt gewoon de doos die het dichtst bij ligt.

Wat je in de mail zet

Onvolledige bestellingen worden zelden een probleem door de vertraging zelf, maar door het zwijgen eromheen. Vier dingen horen in het bericht:

  1. Wat er wel en niet is verzonden, met artikelnaam en aantal, niet alleen een ordernummer.
  2. Een datum, geen periode. "Vermoedelijk 9 september" is bruikbaar, "binnenkort" niet.
  3. Wat het de klant kost. Zeg expliciet dat hij niet twee keer verzendkosten betaalt, anders gaat hij dat aannemen.
  4. Een keuze. Wachten, of het ontbrekende deel annuleren met terugbetaling.

Voeg bij de eerste zending een briefje of pakbon toe waarop staat wat er nog komt. Anders opent de klant een doos met drie van de vier artikelen en denkt hij aan een pickfout. Wie zijn zendingen dichtplakt met VOID-veiligheidszegels (60 stuks voor € 9,95) heeft dat gesprek meteen een stuk makkelijker: aan het zegel is te zien dat er onderweg niets uit is gehaald.

Waar onvolledige bestellingen ontstaan

Vier oorzaken verklaren de meeste gevallen, en drie ervan zijn je eigen instellingen.

  • Geen veiligheidsmarge. Wie zijn laatste stuk online laat staan, verkoopt vroeg of laat iets wat in de winkel al weg is. Zet snellopers op één of twee stuks buffer.
  • Backorders staan aan zonder dat je het weet. Controleer per product of doorverkopen bij nul voorraad is toegestaan. Voor artikelen met een onzekere levertijd wil je dat vrijwel altijd uit hebben staan.
  • Bundels en sets. Een set van drie is pas leverbaar als alle drie de onderdelen er zijn. Die koppeling ontbreekt vaak in het voorraadbeheer.
  • Voorraad die niet klopt. Retouren die niet zijn teruggeboekt, breuk die niet is afgeschreven, showmateriaal dat nog meetelt. Een telronde vóór de drukke maanden haalt dit eruit.

Houd een maand lang bij hoe vaak je splitst en waarom. Als één leverancier of één productgroep steeds bovenaan staat, is dat geen verzendprobleem maar een inkoopprobleem — en dan lost een grotere bestelling of een tweede leverancier meer op dan een slimmere doos.

Klaarleggen voor het najaar

Kijk in brievenbusverpakkingen en dozen voor een kleine maat die je speciaal voor nazendingen apart legt, en vul je voorraad tape aan voordat het druk wordt. Het volledige assortiment staat in Verpakken & Verzenden. Twijfel je welke maat bij jouw producten past, of wil je weten wat een bundel per stuk kost? Mail gerust naar info@verpakkingdeals.nl — we rekenen het graag met je door.

Tags

brievenbusdoos klantcontact nalevering verpakkingskosten verzenden voorraad webshop

Laat een reactie achter

Laat een reactie achter

Meer uit onze blog

Login

Wachtwoord vergeten?

Heb je nog geen account?
Maak gratis een account aan en geniet van vele voordelen.