Je eerste zakelijke bestelling: de factuur, de levering en de doos die erbij hoort
,
door Verpakkingdeals.nl
5 min lezen
Een bedrijf bestelt bij je in plaats van een consument. Welke gegevens moeten op de factuur, wat spreek je vooraf af over levering en betaling, en hoe verpak en label je een grotere order?
Er komt een mail binnen die anders leest dan je gewend bent. Geen “kan dit voor vrijdag bezorgd worden”, maar: “wij zouden hier 40 stuks van willen afnemen, kunt u een offerte sturen en leveren op factuur?” Dat is een prettige mail. Het is ook een mail die drie dingen van je vraagt die je bij consumentenbestellingen nooit hoeft te regelen: een factuur die aan de eisen voldoet, afspraken die je vooraf vastlegt, en een verpakking die klopt bij een order van veertig in plaats van één.
Een zakelijke klant vraagt om een factuur, niet om een bonnetje
een omschrijving van de goederen of diensten en de hoeveelheid;
de datum waarop je hebt geleverd;
het bedrag exclusief btw;
het btw-tarief dat van toepassing is;
het btw-bedrag.
Voor kleine bedragen geldt een uitzondering: is je factuurbedrag € 100 of lager inclusief btw, dan mag je met minder gegevens toe. Voor een echte zakelijke order kom je daar zelden onder, dus richt je factuursjabloon meteen volledig in. Het scheelt je een correctiefactuur twee maanden later, wanneer de boekhouder van je klant erover valt. Kijk de details na bij de Belastingdienst zelf — dit is een samenvatting, geen belastingadvies.
Twee praktische punten die je bespaart bij navraag: nummer je facturen doorlopend vanaf het begin van het jaar en zet er een betaaltermijn bij. Zonder termijn heb je later geen enkel houvast als er niet betaald wordt.
Wat je vóór de levering afspreekt
Een consument klikt en betaalt. Een zakelijke klant onderhandelt, ook al noemt hij het niet zo. Leg daarom vier dingen schriftelijk vast, al is het in de mail waarop je de order bevestigt.
Het aantal en de variant. “40 stuks” is geen order als er drie kleuren bestaan. Bevestig aantal, kleur en maat terug, met artikelnaam erbij.
De levertijd, en wat er gebeurt als je niet compleet kunt leveren. Spreek af of je nalevert of wacht tot alles binnen is. Voor een bedrijf dat op een beursdatum zit, is een deellevering vaak beter dan een complete levering die te laat komt.
Het afleveradres en de ontvangsttijden. Bedrijven zijn buiten kantooruren dicht en een magazijn heeft soms vaste losdagen. Vraag het na voordat je een pakket op vrijdagmiddag wegbrengt.
Betaling. Vooruit, op rekening, of deels. Bij een eerste order aan een onbekende partij is vooruitbetaling of een aanbetaling normaal en niemand kijkt daarvan op.
De verpakking: van los artikel naar omdoos
Veertig stuks van hetzelfde vraagt een andere aanpak dan veertig losse bestellingen. Je verpakt hier niet om een pakket door de brievenbus te krijgen, maar om een lading heel bij een magazijn te laten aankomen én om de ontvanger snel te laten tellen.
Ga je vaker zo leveren, dan is tape je grootste verbruiksartikel. Los reken je met zes rollen van 48 x 66 mm (€ 21,00); draai je structureel volume, dan is een doos van 36 rollen 48 x 66 mm (€ 108,00) per rol een stuk voordeliger. Een tapedispenser met 2 rollen (€ 9,95) betaalt zich terug in de tijd die je per doos wint.
Tellen en labelen
Waar het bij zakelijke leveringen het vaakst misgaat is het tellen. Zet op elke binnenverpakking wat erin zit en hoeveel. Verkoopt je klant je artikelen door, dan wil hij ze bovendien vaak geprijsd ontvangen. Een prijstang met 5500 prijsstickers en 3 inktrollen (€ 24,95) maakt daar een handeling van seconden van; navullen doe je met witte prijsstickers, 5000 stuks (€ 9,95) en een navulbare inktrol van 20 mm (€ 2,95). Spreek wel eerst af of je klant geprijsd wil ontvangen — een winkel die zijn eigen prijzen voert, is niet blij met jouw stickers.
Sluit de omdoos af met een zegel dat zichtbaar breekt. Veiligheidszegels met VOID-effect, 60 stuks (€ 9,95) laten een spoor achter als iemand ze lostrekt. Bij een discussie over ontbrekende stuks weet je dan tenminste of de doos onderweg open is geweest.
Wat er meegaat in de doos
Doe er een pakbon bij met dezelfde omschrijvingen en aantallen als op je factuur — niet alleen artikelnummers, want de persoon die uitpakt is zelden degene die besteld heeft. Stuur je de factuur op papier mee, dan houd je die schoon in een aparte envelop; A4-enveloppen van 229 x 324 mm, 10 stuks kosten € 4,00. Lever je een monster of een presentatie-exemplaar mee, dan doet een witte verpakkingsdoos met magneetsluiting van 9,5 x 9 x 10 cm (€ 5,00) meer voor de indruk dan een los artikel in noppenfolie.
Wat je nu al klaarlegt
Klaar zijn voor een zakelijke order kost je geen groot budget: een factuursjabloon dat klopt, een vaste omdoosmaat, tape in bulk en iets om mee te labelen. Dozen en omdozen vind je in Verpakken & Verzenden, plakwerk in Tape, labels en prijstangen in Prijstangen & Labels en grotere bundels in Voordeelverpakkingen voor Webshops. Wil je weten wat een bundel in jouw aantallen per stuk kost, of welke omdoos past bij wat jij levert? Mail je vraag naar info@verpakkingdeals.nl — dan rekenen we het met je door.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
