Eindejaarsborrel op kantoor: wat je nu al regelt en wat kan wachten
,
door Verpakkingdeals.nl
6 min lezen
Leg in september de datum, het aantal gasten en het budget vast; bestel bekers, aankleding en bedankjes pas in oktober. Met rekenlijst en producttips.
Eind augustus staat de kerstborrel bij niemand op het lijstje. Toch bellen zaalverhuurders en cateraars nu al hun vaste klanten om de decemberweekenden in te vullen. Wie in november begint, kiest uit wat overblijft en betaalt vaak meer voor minder. Het goede nieuws: je hoeft in september maar drie dingen vast te leggen. De rest — bekers, aankleding, prijsjes, bedankjes — kun je rustig later bestellen, zolang je nu weet wat je nodig hebt.
Hieronder staat wat je nu regelt, wat kan wachten en hoeveel je van elk artikel ongeveer inkoopt. De rekenvoorbeelden gaan uit van een borrel van drie tot vier uur, op locatie of gewoon op kantoor.
Begin bij drie cijfers
Alles wat daarna komt, volgt uit deze drie:
De datum. Prik hem nu, ook als de invulling nog open is. Een donderdag is doorgaans makkelijker te krijgen dan een vrijdag.
Het aantal gasten. Tel medewerkers, uitzendkrachten en eventuele partners apart. Dat verschil bepaalt of je 30 of 55 bekers nodig hebt.
Het budget per persoon. Reken met een vast bedrag per hoofd. Bij bijvoorbeeld € 25 per persoon gaat het leeuwendeel naar zaal en eten; houd € 3 tot € 5 per persoon over voor serveerspullen, aankleding, een spel en een klein bedankje.
Zet die drie cijfers in de mail waarmee je de datum aankondigt. Dan hoef je later niet opnieuw te inventariseren wie er wel of niet bij is.
September: leg vast wat schaars is
Schaars zijn locatie, catering en de agenda van je collega's. Dat zijn de enige drie dingen die je nu regelt. Vraag bij een externe locatie meteen na wat je zelf mag meenemen: sommige zalen leveren glaswerk mee, andere rekenen per glas af. Dat antwoord bepaalt of je zelf bekers inkoopt.
Wat kan wachten: decoratie, snoep, bekers, prijsjes en cadeautjes. Die zijn tot ver in november leverbaar. Zet ze wel nu al op een lijstje, want dat lijstje is straks je bestelling.
Serveren: hoeveel bekers en glazen koop je in?
Een bruikbare vuistregel: reken op twee tot drie bekers of glazen per persoon voor een avond, omdat mensen wisselen van drankje en glazen kwijtraken. Voor koffie en thee reken je apart, ongeveer anderhalve beker per persoon.
Je hoeft geen kantoor om te bouwen. Twee plekken zijn genoeg: de entree en de tafel waar het drinken staat. Daar valt het op, de rest van de ruimte merkt niemand op.
Werkt goed en kost weinig tijd: een paar LED-ballonnen, 5 stuks (€ 2,95) bij de ingang, en placemats van 32 x 42 cm (€ 8,95) op de statafels zodat kringen en kruimels niet op het tafelblad belanden. Viert er iemand een jubileum of verjaardag in dezelfde week, dan zijn naamkaarsen (€ 1,00) een goedkope manier om dat mee te nemen in de avond.
Een spel, een prijsje en iets zoets
De borrels waar mensen over napraten hebben bijna altijd één gezamenlijk moment: een quiz, een potje kaarten, een uitreiking met een knipoog. Dat hoeft niets ingewikkelds te zijn.
Voor bij de koffie werkt iets dat mensen zelf kunnen pakken beter dan schaaltjes die je moet bijvullen. Een kauwgomballenautomaat (€ 14,95) op de balie doet dat vanzelf, en gevriesdroogde appelringen (€ 5,99) zijn een minder voor de hand liggende snack dan de zoveelste zak chips.
Geef je een fles mee, dan maakt een set wijnflessenhoezen (€ 14,95) er in één handeling een cadeau van. Werken collega's deels thuis? Reken erop dat je een deel moet versturen. Een bundel gerecyclede brievenbusdozen van 180 x 115 x 28 mm (€ 17,95 per 100 stuks) is dan goedkoper dan losse dozen bij elkaar sprokkelen in december.
Opruimen hoort bij de planning
Wie ruimt op, en wanneer? Spreek dat af vóór de avond, niet erna. Zet een fles desinfecterende handgel van 500 ml (€ 4,95) bij het buffet neer; in een ruimte waar mensen hapjes pakken en handen schudden scheelt dat gedoe in de week erna.
De tijdlijn op een rij
Nu: datum prikken, aantal gasten schatten, budget per persoon vaststellen.
Binnen twee weken: locatie en catering vastleggen, vragen wat je zelf mag meenemen.
Zes weken vooraf: definitieve aanmeldingen ophalen en je bestellijst afmaken.
Vier weken vooraf: bekers, rietjes, aankleding, spel en bedankjes bestellen — ruim voor de decemberdrukte bij de bezorgdiensten.
De week zelf: alles uitpakken en tellen, en de opruimafspraak nog één keer noemen.
Kort samengevat
Leg nu de datum, het aantal en het budget vast en bel je locatie. Bestel de spullen in de tweede helft van oktober, wanneer je precies weet met hoeveel mensen je bent. Reken op twee tot drie bekers per gast, kleed twee plekken aan in plaats van de hele ruimte, en kies één bedankje dat mensen echt gebruiken.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
