De gedeelde voorraadkast op kantoor of in de club: wat erin hoort en wie hem bijhoudt
,
door Verpakkingdeals.nl
5 min lezen
Zeven doosjes nietjes en nul rollen tape: zo voorkom je het. Een indeling in vier groepen, minimumvoorraden om mee te beginnen en één vast bestelmoment per maand.
In bijna elke gedeelde voorraadkast staan zeven doosjes nietjes en nul rollen tape. Dat is geen toeval. Nietjes koopt iemand omdat ze op leken, tape koopt niemand omdat de laatste rol altijd bij iemand op het bureau ligt. Zo ontstaat een kast die vol staat en toch niets oplost.
Of het nu gaat om een kantoor van zes mensen, een sportkantine, een vereniging of een atelier: een gedeelde kast werkt pas als iemand hem beheert en als je weet wanneer je moet bijbestellen. Dat is geen groot project. Een middag opruimen, een lijstje aan de binnenkant van de deur, en één vast bestelmoment per maand.
Eén eigenaar, anders werkt het niet
De belangrijkste beslissing gaat niet over spullen maar over mensen. Zolang iedereen mag bijbestellen, bestelt niemand op tijd en bestelt iedereen dubbel. Wijs één persoon aan die de kast bijhoudt — bij voorkeur iemand die er sowieso dagelijks langsloopt.
Die persoon doet drie dingen: één keer per maand kijken wat onder de minimumvoorraad zit, één bestelling plaatsen, en de nieuwe spullen achteraan zetten zodat de oude eerst opgaan. De rest van het team hoeft alleen te weten waar het briefje hangt waarop je zet wat op is.
Wat er echt in hoort
Beperk je tot vier groepen. Alles wat daarbuiten valt, hoort bij een persoon of bij een project, niet in de gedeelde kast.
Je hoeft niet exact te weten wat je verbruikt. Je hoeft alleen te weten bij welk aantal je bijbestelt. Zet dat getal op het schap en klaar. Onderstaande getallen zijn vuistregels om mee te beginnen; stel ze na twee maanden bij op wat je écht ziet gebeuren.
Artikel
Vuistregel bij ± 10 gebruikers
Bijbestellen bij
Balpennen
1 set van 10 per kwartaal
minder dan 5 over
Verpakkingstape
1 rol per maand bij dagelijkse post
laatste rol aangebroken
Permanente markers
1 set per half jaar
minder dan 2 over
Enveloppen per maat
afhankelijk van je post
onder 10 stuks
AAA-batterijen
1 pak per jaar
onder 4 stuks
Magazijnmesjes
1 set per half jaar
onder 2 stuks
Het punt van deze tabel is niet dat de aantallen kloppen voor jouw situatie — dat doen ze bijna zeker niet. Het punt is dat er ergens een getal staat, zodat "hij is bijna op" geen mening meer is.
Eén bestelmoment per maand
Losse bestellingen zijn duur en kosten tijd. Kies een vaste dag — bijvoorbeeld de eerste maandag van de maand — en bestel alles wat onder de grens zit in één keer. Twee dingen worden dan makkelijker: je haalt eerder een gratis-verzendingsdrempel, en je hoeft maar één keer per maand aan de kast te denken.
Voor artikelen die je zeker opmaakt, loont het om meteen een grotere eenheid te nemen. Voor artikelen waarvan je twijfelt, koop je klein: een kast vol dingen die niemand gebruikt is net zo goed weggegooid geld.
De kast zelf: indeling en labels
Drie regels volstaan. Eén soort per plek, zodat je in één oogopslag ziet wat er ontbreekt. Veelgebruikt op ooghoogte, zelden gebruikt onderin of bovenin. Nieuwe voorraad achteraan, oude voorraad naar voren.
Label de schappen, niet de dozen — dozen verhuizen, schappen niet. Een simpel etiket met de naam en het bijbestelgetal is genoeg; wie het netter wil, gebruikt witte prijsstickers voor de prijstang (5000 stuks, € 9,95) of schrijft met een permanente marker op tape. En hang een zelfklevende haak (10 stuks, € 5,95) aan de binnenkant van de deur voor het lijstje en een pen die daar blijft hangen.
In een middag opgezet
Haal alles eruit en gooi weg wat leeg, uitgedroogd of stuk is.
Groepeer wat overblijft in de vier categorieën hierboven.
Schrijf per artikel een bijbestelgetal op het schap.
Wijs één beheerder aan en zet één vaste besteldag in de agenda.
Hang een lijstje aan de deur waarop iedereen kan noteren wat op is.
Aanvullen zonder gedoe
Wil je de kast in één keer op orde brengen? Kijk dan bij Kantoor Artikelen en Office Essentials voor het schrijf- en hechtwerk, bij Enveloppen voor je post, bij Tape voor het sluitwerk en bij Opbergen voor de indeling van de kast zelf.
Bestel je voor een vereniging, school of team en wil je weten welke verpakkingseenheid handig is bij jullie aantal gebruikers? Mail even naar info@verpakkingdeals.nl — dan rekenen we het samen door voordat je een kast vol koopt die je niet opmaakt.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
