Een kantoor of bedrijfsruimte verhuizen: planning, dozen en labels die kloppen
,
door Verpakkingdeals.nl
6 min lezen
Verhuizen met een team gaat zelden mis bij de bureaus, maar bij de dozen zonder label en de sleutels die iemand in zijn tas stopte. Zo reken je per werkplek, label je slim en werk je maandag gewoon door.
Een kantoorverhuizing gaat zelden mis bij de grote spullen. Bureaus en kasten staan er meestal binnen een dag. Het loopt vast bij de kleine dingen: de doos met kabels waar niemand een label op heeft geplakt, de sleutels van de archiefkast die iemand "even" in zijn tas heeft gestopt, en de vraag op maandagochtend welke doos de printerpatronen bevat terwijl er dertig identieke dozen in de gang staan.
Verhuizen met een team is iets anders dan verhuizen met een gezin. Er zijn meer mensen die spullen inpakken die niet van henzelf zijn, er hangt bedrijfsinformatie in die dozen en er is een deadline: op enig moment moet er weer gewerkt worden. Deze aanpak is daarop gebouwd.
Tel eerst je werkplekken, niet je vierkante meters
De handigste rekeneenheid bij een kantoorverhuizing is de werkplek. Reken per bureau grofweg op twee tot drie dozen: één voor bureau-inhoud en persoonlijke spullen, één voor kabels, adapters en randapparatuur, en een halve tot hele doos voor papier dat mee moet. Daar bovenop komen de gedeelde ruimtes: keuken, archief, voorraadkast en magazijn. Die zijn bijna altijd zwaarder dan je denkt — reken op minstens tien dozen voor een keuken en voorraadkast samen.
Een standaardmaat voor de meeste kantoorinhoud is de verhuisdoos van 480 x 430 x 330 mm (50 liter) (€ 3,50). Groot genoeg voor bureau-inhoud, klein genoeg om nog te tillen als er ordners in zitten. Gebruik hem niet vol met papier: een doos van 50 liter volgestouwd met ordners weegt al snel meer dan 25 kilo en dat tilt niemand twee trappen op. Vul zware dozen tot maximaal driekwart en leg er iets lichts bovenop.
Voor kwetsbare of kleine spullen — monitorvoeten, telefoons, laptopdocks, kantoorplantjes — werkt een compacte kubusdoos beter dan een halflege verhuisdoos. De kartonnen verzenddoos van 15 x 15 x 15 cm (€ 1,99) is daar een prima maat voor, en die dozen stapelen netjes in een grotere.
Labelen zodat je op maandag niets hoeft te zoeken
Het verschil tussen een soepele eerste werkdag en een chaotische zit in het label. Schrijf op elke doos drie dingen: de bestemming (ruimtenaam of werkpleknummer op de nieuwe plattegrond), de inhoud in twee woorden, en de prioriteit (dag 1, week 1, of archief). Schrijf op twee zijkanten, niet op de bovenkant — gestapelde dozen laten hun deksel niet zien.
Werk daarnaast met kleurcodering per ruimte. Een sticker in één oogopslag is sneller dan een handschrift lezen, zeker voor verhuizers die je gebouw niet kennen. Met prijsstickers in 6 kleuren, 500 stuks (€ 2,95) geef je elke afdeling of ruimte een eigen kleur. Hang op de nieuwe locatie een A4'tje met de kleurlegenda bij de deur.
Wat je apart houdt: sleutels, data en de dag-1-doos
Drie categorieën horen niet in de gewone stroom dozen.
Sleutels en toegang. Verzamel alle sleutels van kasten, laden en archief vooraf, label ze per kast en houd ze bij één persoon. Kasten die tijdens transport dicht moeten blijven, sluit je af met een eigen slot; een set slotjes met sleutel, 12 stuks in 3 maten (€ 14,95) is daarvoor genoeg voor een gemiddeld kantoor.
Gevoelige inhoud. Dozen met personeelsdossiers, contracten of klantgegevens verdien je apart te houden en zichtbaar dicht te zetten. Veiligheidszegels met VOID-print, 60 stuks (€ 9,95) laten een zichtbaar spoor achter als een doos onderweg is geopend. Je ziet dan meteen welke doos je moet controleren.
De dag-1-doos. Per ruimte één doos die als eerste opengaat: stekkerdozen, een tapedispenser, een mesje, koffiebekers, schoonmaakdoekjes, een rol vuilniszakken en de plattegrond. Zet die doos in de auto van iemand die er als eerste is, niet in de verhuiswagen.
Over dossiers gesproken: gooi tijdens het opruimen niet te makkelijk papier weg. De Belastingdienst gaat uit van een bewaarplicht van in beginsel 7 jaar voor je administratie, met 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. De actuele regels en uitzonderingen staan op belastingdienst.nl; twijfel je over een specifieke map, leg hem dan voor aan je boekhouder in plaats van hem in de papierbak te laten belanden.
Tape, mesjes en opvulling: het gereedschap dat de dag draaiende houdt
Bij een verhuizing gaan tape en mesjes sneller op dan bij welke andere klus ook, omdat er meerdere mensen tegelijk mee bezig zijn. Een vuistregel: één rol tape per vijftien tot twintig dozen als je bodem en bovenkant dichtplakt, plus een reserve.
Leg per ruimte één mesje neer in plaats van er één te laten rondzwerven — Kinzo magazijn mesjes, 3 stuks (€ 1,95) of de set van 8 magazijnmessen (€ 4,95) voor een groter team. Spreek af dat mesjes ingeschoven op tafel liggen, niet in een doos.
Beeldschermen, glazen deurtjes en apparatuur wikkel je in noppenfolie. Voor een enkel kantoor is de rol bubbeltjesplastic van 50 x 500 cm (€ 5,00) genoeg; verhuis je een hele verdieping of pak je vaker in, dan is de noppenfolierol van 500 mm x 500 m (€ 12,95) per meter een stuk voordeliger. Rol een monitor met de beeldzijde naar binnen en zet hem rechtop in de doos, nooit plat.
Kabels die mee moeten: rol ze op, zet er een kabelbeschermer (€ 1,95) op de kwetsbare connector en label welk apparaat erbij hoort. Een doos losse kabels zonder labels is een doos die je op de nieuwe locatie opnieuw uitzoekt.
Een planning in vier blokken
Vier weken vooraf: plattegrond maken, werkplekken nummeren, kleurenlegenda vaststellen, dozen en tape bestellen.
Twee weken vooraf: archief uitdunnen, sleutels verzamelen, iedereen zijn eigen bureau laten leegmaken.
De laatste week: gedeelde ruimtes inpakken, dag-1-dozen samenstellen, apparatuur loskoppelen en labelen.
Verhuisdag: één persoon bij de deur die dozen aan ruimtes toewijst. Zonder die persoon staat alles in de gang.
Wat je nodig hebt, bij elkaar
Dozen in verschillende maten vind je in Verhuisdozen en Dozen; tape, dispensers en mesjes staan bij Tape en Verpakken & Verzenden. Markers, stickers en de rest van de kantoorbenodigdheden vind je in Kantoor Artikelen. Wil je een inschatting van het aantal dozen en rollen tape voor jouw aantal werkplekken, of vraag je je af wat er op korte termijn leverbaar is? Mail je situatie naar info@verpakkingdeals.nl en we rekenen met je mee.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
