Een ouderavond, ALV of teamsessie organiseren: wat leg je klaar op tafel?
,
door Verpakkingdeals.nl
5 min lezen
Ouderavonden, ledenvergaderingen en teamsessies starten in september en oktober allemaal tegelijk. Een concrete lijst van wat er op tafel hoort, van pennen tot bekertjes, plus hoe je alles in één doos vervoert.
Het is kwart voor acht, de zaal loopt vol, en dan blijkt dat er geen pen ligt voor de presentielijst. Iemand loopt naar de keuken voor kopjes, iemand anders zoekt een stift voor het flipover-vel, en de vergadering begint tien minuten later dan gepland. Niet dramatisch, wel elke keer weer hetzelfde.
September en oktober zijn de maanden waarin dit het vaakst voorkomt: ouderavonden, algemene ledenvergaderingen, teamsessies na de vakantie, informatieavonden en cursussen starten allemaal tegelijk. Hieronder een concrete lijst van wat er op tafel hoort, opgesplitst naar wat je nodig hebt vóór, tijdens en na afloop.
De tafel zelf: vier dingen die altijd nodig zijn
Ongeacht het soort bijeenkomst kom je op dezelfde vier categorieën uit: iets om mee te schrijven, iets om op te schrijven, iets te drinken, en iets om mee op te ruimen.
Schrijfgerei komt altijd tekort. Reken op één pen per twee deelnemers, want mensen nemen hun eigen pen mee maar niet allemaal. Een set van 10 Topwrite balpennen kost € 2,00 — goedkoop genoeg om er een handvol op tafel te leggen zonder dat het pijn doet als er drie mee naar huis gaan. Voor een grotere groep zijn er Top Write balpennen in een set van 10 voor € 4,00.
Stiften zijn een aparte categorie. Voor een whiteboard of flipover heb je een dikkere punt nodig dan voor papier. Stiften/markers in een set van 4 kosten € 4,00. Moet je op iets schrijven dat niet uitgeveegd hoeft te worden — naamkaartjes, dozen, tape — dan zijn permanente markers, 5 stuks voor € 4,00 de juiste keuze, of de permanente markeerstiften, 5 stuks in 3 kleuren voor € 4,95. Leg ze niet door elkaar op tafel: iemand pakt gegarandeerd de permanente stift voor het whiteboard.
Papierwerk: presentielijst, agenda en handtekeningen
Bij een ALV of ouderavond gaan er bijna altijd papieren rond. Drie dingen die dat soepeler maken.
Ten eerste: niet los. Een nietmachine met 500 nietjes (€ 8,95) voorkomt dat de agenda en de bijlage bij deelnemer zeven van elkaar raken. Raken de nietjes op, dan zijn 3.000 nietjes te koop voor € 2,60.
Ten tweede: iets om rechte lijnen mee te trekken en om een vel netjes af te scheuren. Een liniaal van 30 cm kost € 4,00.
Ten derde: plakband. Voor het ophangen van een deelnemerslijst of een bordje bij de ingang is Scotch Crystal Tape van 3M, 2 stuks (€ 6,00) geschikt omdat het nagenoeg onzichtbaar is. Een plakbandhouder van 17 x 7 x 7,2 cm (€ 6,00) voorkomt het gezoek naar het begin van de rol. Moet er iets aan de muur zonder dat je gaatjes maakt — je zit vaak in een gehuurde ruimte — dan zijn zelfklevende haken van 6 x 6 cm, 10 stuks (€ 5,95) een optie. Test er eerst één op een onopvallende plek en haal ze na afloop weer weg.
Bij een bijeenkomst van een uur of langer wil je iets te drinken kunnen aanbieden zonder dat iemand met een dienblad hoeft te lopen tijdens de vergadering.
Wegwerpbekertjes zijn hier de pragmatische keuze, zeker in een gehuurde ruimte waar je niet weet of er een vaatwasser is. Koffiebekertjes van 150 ml in een verpakking van 100 stuks kosten € 14,95. Reken op twee bekertjes per persoon voor een avond van twee uur. Heb je een eigen ruimte en gaat de bijeenkomst regelmatig door, dan is een set mokken op termijn goedkoper en prettiger — maar dan moet er ook iemand afwassen.
Sinds een paar jaar staat er op de meeste vergadertafels ook een flesje handgel. Desinfecterende handgel met 70% alcohol in 150 ml kost € 2,95 en past op tafel; de 500 ml-fles (€ 4,95) is logischer bij de ingang. Organiseer je vaker of voor grotere groepen, dan is er een jerrycan van 5 liter voor € 14,95 om kleinere flacons mee bij te vullen.
Iets te knabbelen op tafel houdt de sfeer los. Gevriesdroogde appelringen kosten € 5,99 per verpakking en kruimelen niet over de stukken heen.
Alles vervoeren en weer opruimen
Wie de spullen meeneemt naar een zaal, kent het probleem: je sleept met vier losse tassen en aan het eind ontbreekt er altijd iets.
Werk met één vaste doos die alleen voor bijeenkomsten is. Een verhuisdoos van 480 x 430 x 330 mm (€ 3,50, 50 liter) is groot genoeg voor bekers, pennen, papier en een verlengsnoer. Voor een kleinere set volstaat een kartonnen verzenddoos van 15 x 15 x 15 cm (€ 1,99). Schrijf met een permanente marker op de zijkant wat erin hoort, en controleer de lijst bij het inpakken én bij het opruimen.
Op tafel houdt een bureau organizer met telefoonhouder (€ 5,00) pennen en stiften bij elkaar, zodat je aan het eind in één blik ziet wat er ontbreekt. En om dozen open te maken zonder je sleutels te gebruiken: een set van 8 magazijnmessen kost € 4,95.
Een korte checklist
Pennen: één per twee deelnemers, plus vijf reserve.
Stiften: aparte set voor whiteboard en aparte set permanent.
Presentielijst genietd en klaar, met nietjes in reserve.
Bekers: twee per persoon, plus handgel bij de ingang.
Plakband en haken voor bordjes, mits je ze na afloop weghaalt.
Eén doos met alles erin, en een lijstje op de zijkant.
Organiseer je meerdere avonden per seizoen en wil je in één keer inkopen voor de hele reeks? Mail het aantal deelnemers en het aantal bijeenkomsten naar info@verpakkingdeals.nl — dan denken we mee over de aantallen.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
