Verjaardagen en attenties op het werk: één kast, één lijst en niemand wordt vergeten

  • , door Verpakkingdeals.nl
  • 7 min lezen
Naamkaarsen, cadeaudoosje en mok voor verjaardagen op kantoor

Een vaste doos in de kast en een lijst met afspraken maken van verjaardagen op kantoor een routine van vijf minuten. Dit zet je erin en dit spreek je af.

Het is kwart voor tien en iemand van kantoor staat bij de supermarkt om de hoek een taart te kopen, terwijl de jarige al binnen zit. De kaart gaat drie bureaus verder rond, half verstopt onder een map. Er is geen pen die het doet. En de collega die vorige maand jarig was, heeft helemaal niks gekregen, want die zat die week thuis te werken.

Dat gaat niet mis omdat niemand het leuk vindt. Het gaat mis omdat er geen afspraak is en geen voorraad. Wie het één keer goed regelt, is er de rest van het jaar vijf minuten per keer aan kwijt. Hieronder staat hoe je dat opzet: één kast, één lijst en een paar spullen die je in bulk koopt in plaats van per keer.

Waarom het elke keer opnieuw fout gaat

Vrijwel altijd zitten er drie problemen achter elkaar. Ten eerste weet niemand precies wanneer wie jarig is, dus je hoort het pas 's ochtends. Ten tweede is er geen budget afgesproken, dus de een geeft een reep en de ander een boeket. En ten derde ligt er niets klaar: geen kaart, geen envelop, geen kaarsje, geen doosje.

Het derde probleem is het makkelijkst op te lossen en het scheelt meteen het meest. Als er een doos in de kast staat waar alles in zit, verdwijnt de paniek van 's ochtends vanzelf. De rest volgt daarna.

Wat er in de kast hoort

Houd het klein. Je hebt geen feestwinkel nodig, je hebt een handvol dingen nodig die niet bederven en die je in één keer inkoopt.

Dat is de basis. Alles bij elkaar ben je onder de € 25 en heb je voor een jaar of langer genoeg.

De lijst: wie regelt wat

Een voorraad zonder afspraak loopt alsnog vast, want dan wacht iedereen op elkaar. Leg drie dingen vast en zet ze op papier in dezelfde kast.

  1. Een kalender met verjaardagen. Digitaal mag, maar hang er ook een geprint velletje bij. Een agenda-item dat drie dagen van tevoren afgaat, werkt beter dan een item op de dag zelf.
  2. Eén persoon per maand. Niet één vaste regelaar voor het hele jaar, want dat wordt altijd dezelfde collega. Verdeel de maanden en zet de namen erbij.
  3. Een vast bedrag. Spreek af wat het cadeau mag kosten en of iedereen meebetaalt of dat het van een potje komt. Zonder dat bedrag krijg je scheve verhoudingen en ongemak.

Wat je per gelegenheid aanvult

Een verjaardag is niet hetzelfde als een afscheid of een jubileum, maar het verschil zit meestal alleen in het cadeau en het moment. De aankleding komt uit dezelfde doos.

Gelegenheid Uit de vaste doos Wat je erbij haalt
Verjaardag Kaars, kaart, ballonnen Taart of iets kleins, € 10 tot € 15
Nieuwe collega Kaart Iets voor het bureau, geen persoonlijk cadeau
Afscheid of jubileum Kaart, doosje Groepscadeau, vooraf inzamelen
Behaalde mijlpaal in het team Ballonnen Iets voor iedereen, niet voor één persoon

Voor dat laatste werkt een knipoog beter dan een echt cadeau. Een gouden awardtrofee van 15 × 5 cm kost € 12,95 en kan jaren blijven rouleren tussen bureaus. Zes shotglaasjes van 60 ml voor € 3,00 zijn handig als er ook geproost wordt aan het eind van de dag.

Een cadeau dat op elk bureau past

Als je iets zoekt dat vrijwel niemand al heeft en dat ook echt gebruikt wordt, kom je meestal uit bij een mok. Een keramische mok met thermisch effect van 470 ml kost € 5,00 en verandert als er warme koffie in gaat. Voor een collega met een specifieke smaak zijn er varianten als de Crypto Meme mok van 300 ml of de Squid Game mok van 325 ml, beide € 8,00. Kies wel iets dat past bij wat je van iemand weet, niet iets waarvan jij denkt dat het grappig is.

De kaart laten tekenen zonder dat de jarige het ziet

Dit is de stap waar het vaakst iets misgaat op een kantoor waar mensen deels thuiswerken. Twee manieren die werken:

  • Laat de kaart een week eerder rondgaan. Stop hem in een envelop met een geeltje erop en geef hem aan de eerstvolgende persoon door. Niet neerleggen, maar in handen geven, anders blijft hij liggen.
  • Verstuur hem als iemand niet op kantoor is. Een kaart met wat kleins erbij past in een metallic bubbeltjesenvelop van 22 × 17 cm voor € 0,90 per stuk. Die beschermt genoeg en ziet er niet uit als een zakelijke zending.

Voor collega's die vooral onderweg zijn, is een set van 5 sleutelhangers met fluitje voor € 7,95 een praktische invulling van dat "iets kleins" — je hebt er meteen vijf, dus de rest gaat terug de doos in.

Wat je juist niet op voorraad legt

Niet alles is handig om vooruit te kopen. Eten en drinken bederven of raken op zonder dat iemand het doorgeeft. Ballonnen met helium zijn een dag later slap. En cadeaus op voorraad kopen "omdat ze in de aanbieding waren" leidt bijna altijd tot een la vol dingen die niemand aan iemand durft te geven.

Houd de doos daarom bewust klein: aankleding, schrijfgerei, verpakking. Het cadeau zelf koop je per keer, met het afgesproken bedrag en met de persoon in gedachten.

Twee keer per jaar bijvullen

Zet in de agenda dat iemand in januari en in augustus de doos openmaakt en telt wat er nog in zit. Dat zijn de twee momenten waarop het rustig genoeg is. Kijk naar de kalender voor de komende maanden, tel het aantal verjaardagen en vul aan. Meer onderhoud heeft het niet nodig.

Het verschil met hoe het nu gaat, is niet dat je meer moet regelen. Het is dat je het één keer regelt in plaats van twaalf keer 's ochtends om kwart voor tien.

Alles op één plek bestellen

De spullen uit dit artikel staan verspreid over een paar categorieën: Kantoor Artikelen voor schrijfgerei en enveloppen, Feest Artikelen voor kaarsjes en ballonnen, Mokken voor de cadeaus die daadwerkelijk gebruikt worden, Cadeauverpakking & Geschenkdozen voor de doosjes en Enveloppen voor kaarten en kleine zendingen. Bestel je voor een team of een hele afdeling en wil je weten wat er in bulk gaat of wat de levertijd is? Mail dan even naar info@verpakkingdeals.nl — dan kijken we mee met je lijstje.

Tags

attenties cadeau collega's feestartikelen kantoor team verjaardag voorraad

Laat een reactie achter

Laat een reactie achter

Meer uit onze blog

Login

Wachtwoord vergeten?

Heb je nog geen account?
Maak gratis een account aan en geniet van vele voordelen.