Verkeerd adres, pakket terug: zo controleer je adressen vóór je verzendt
,
door Verpakkingdeals.nl
7 min lezen
Adresfouten zijn de goedkoopste fout om te voorkomen en de duurste om te herstellen. Dit zijn de vijf die je het vaakst tegenkomt, plus een controle van dertig seconden die ze eruit haalt.
Er is één ding vervelender dan een pakket dat beschadigd aankomt: een pakket dat helemaal niet aankomt en drie weken later terugkomt met de sticker "adres onbekend". Je bent dan de verzendkosten kwijt, de retourkosten, het verpakkingsmateriaal, en meestal ook een deel van het vertrouwen van je klant. Terwijl de oorzaak bijna altijd hetzelfde is: er stond iets niet goed op het label, of er stond iets niet volledig op het label.
Het goede nieuws is dat adresfouten voorspelbaar zijn. Ze zitten in een handvol categorieën die je met een korte controle vóór het inpakken er bijna allemaal uit haalt. Hieronder lopen we ze langs, plus wat je aan je inpaktafel nodig hebt om het label leesbaar en heel te houden.
Vijf adresfouten die je het vaakst tegenkomt
In de praktijk zie je steeds dezelfde vijf terugkomen:
De ontbrekende huisnummertoevoeging. "Kerkstraat 12" terwijl het "Kerkstraat 12-B" of "12 hs" moet zijn. In appartementencomplexen is dit de nummer één oorzaak van niet-bezorgde pakketten.
De postcode die niet bij het huisnummer hoort. Een typefout in één letter van de postcode, of een postcode uit een oude bestelling die is blijven staan.
Alles op één regel. Klanten typen soms hun hele adres in het veld "straatnaam". Dan valt het huisnummer buiten het aparte nummerveld en komt het niet of verkeerd op het label.
Een afwijkende naam op de deur. De bestelling staat op de naam van de klant, maar op het pand staat de naam van het bedrijf, de huisbaas of de vorige bewoner.
Het bezorgadres versus het factuuradres. Bij cadeaus gaat dit mis: het pakket moet naar de ontvanger, de factuur naar de koper. Wissel je die om, dan ligt de verrassing bij de verkeerde deur.
Merk op dat geen van deze vijf iets met de vervoerder te maken heeft. Ze ontstaan allemaal vóór het pakket de deur uit gaat.
Wat er minimaal op moet staan
Een Nederlands bezorgadres bestaat uit een paar vaste onderdelen: de naam van de ontvanger, de straatnaam met huisnummer en eventuele toevoeging, de postcode en de plaatsnaam. PostNL beschrijft op zijn eigen pagina over pakket adresseren en verpakken hoe het adres op de zending hoort te staan; kijk daar voor de actuele richtlijnen, want die kunnen wijzigen en per vervoerder verschillen.
Twee praktische punten die daarbij horen:
Postcode en huisnummer zijn samen de kern. De combinatie van die twee bepaalt in Nederland het adres. Klopt die combinatie niet, dan helpt een correct getypte straatnaam je niet meer.
Toevoegingen horen bij het huisnummer. Zet ze er direct achter, niet op een losse regel waar ze over het hoofd gezien worden.
Een controle van dertig seconden
Neem voordat je begint met inpakken je bestellijst erbij en loop per zending drie dingen na: staat er een huisnummer met eventuele toevoeging, klopt de postcode qua opbouw (vier cijfers en twee letters), en is het bezorgadres het adres waar het naartoe moet? Bij twijfel is één mailtje of appje naar de klant altijd goedkoper dan een retour. Vraag dan niet "klopt uw adres?" maar noem het adres letterlijk, inclusief toevoeging. Dan zie je de fout er meestal meteen uit springen.
Het label zelf: leesbaar, vlak en niet los te trekken
Een kloppend adres helpt niet als het label onleesbaar wordt. Drie dingen bepalen dat:
Wat eroverheen gaat. Een laagje transparante tape over het label houdt regen tegen, maar plak nooit over een barcode heen op een manier waardoor er glans of een vouw ontstaat. Met de KINZO Verpakkingstape 50 meter x 48 mm (€ 3,00) en een Kinzo Tape Dispenser met 2 Rollen (€ 9,95) trek je in één beweging een strakke baan zonder kreukels.
Oude etiketten, hergebruikte dozen en dubbele adressen
Als je dozen hergebruikt of retourdozen opnieuw inzet, loop je een specifiek risico: er staat nog een oud adres of een oude barcode op. Twee adressen op één doos is een van de weinige fouten die je niet meer kunt herstellen als het pakket eenmaal onderweg is. Haal oude labels er dus helemaal af, of maak ze onleesbaar met een brede zwarte marker en plak er een vel karton of een blanco sticker overheen. Half doorgekrast is niet genoeg.
Wil je bovendien kunnen zien of iemand onderweg aan de doos gezeten heeft, dan zijn de Veiligheidszegel Stickers VOID - 60 stuks (€ 9,95) een goedkope toevoeging. Ze laten een zichtbaar spoor achter als ze losgetrokken worden, wat bij discussies over een beschadigde of geopende zending scheelt.
Naar het buitenland en naar bedrijven
Zodra een zending de grens over gaat, veranderen de spelregels. Adresformaten verschillen per land: de plaats staat soms vóór de postcode, huisnummers staan soms vóór de straatnaam, en de landnaam hoort onderaan op een aparte regel te staan. Neem het adres over precies zoals de klant het aanlevert en ga niet zelf herschikken naar Nederlandse gewoonte. Controleer daarnaast bij je vervoerder wat er aan douanepapieren nodig is, want dat verschilt per bestemming en verandert regelmatig.
Bij bedrijfsadressen is er nog een valkuil: er is vaak niemand aanwezig tussen de middag of na vijf uur, en op grote bedrijventerreinen staat de naam van de huurder niet altijd op het pand. Zet de bedrijfsnaam én de naam van de contactpersoon op het label. Dat kost je één regel en scheelt een mislukte bezorgpoging.
En als het tóch misgaat
Krijg je een melding dat een zending niet bezorgd kon worden, ga dan niet meteen opnieuw versturen. Zoek eerst uit welk adres er precies op het label stond en vergelijk dat met de bestelling. Vind je daar de fout, dan weet je meteen of het aan je invoer lag of aan de gegevens van de klant, en dat bepaalt wie de kosten van de tweede zending draagt. Noteer terugkerende fouten kort: als drie keer per maand dezelfde toevoeging wegvalt, zit er iets in je bestelproces dat aandacht nodig heeft.
Houd een klein voorraadje verpakking en labelmateriaal apart voor herzendingen. Niets is zo vervelend als een pakket dat opnieuw de deur uit moet terwijl je juist de laatste doos van dat formaat hebt gebruikt. Een Bureau Organizer met Telefoonhouder (€ 5,00) op je inpaktafel houdt markers, mesje en pennen bij elkaar, zodat je niet halverwege een zending gaat zoeken.
Twijfel je welk formaat envelop of doos bij jouw zendingen past, of wil je weten wat je per maand ongeveer nodig hebt? Mail je vraag naar info@verpakkingdeals.nl en we denken met je mee.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
