Even dicht: zo regel je je verzending rond een vakantie of sluitingsdagen
,
door Verpakkingdeals.nl
6 min lezen
Een sluiting die niemand merkt begint twee weken eerder: je laatste verzenddag bepalen, verpakkingsvoorraad tellen, pakketten voorvouwen en je berichten klaarzetten.
De vervelendste bestelling van het jaar is die ene die binnenkomt op de vrijdagavond voordat je een week weg bent. De klant heeft betaald, jij zit in de auto, en het pakket ligt tot je terugkomt op je werkbank. Wat volgt is een mail met "is mijn bestelling al verzonden?", en een klant die er de volgende keer over nadenkt of hij nog eens bij je bestelt.
Elke webshop en elke kleine verkoper gaat een paar keer per jaar dicht: een vakantie, een verbouwing, ziekte, een lange kerstsluiting. Het verschil tussen een sluiting die niemand merkt en een sluiting die je reviews kost, zit vrijwel volledig in wat je in de twee weken ervóór regelt. Hieronder de volgorde.
Stap 1: bepaal je laatste verzenddag, niet je laatste werkdag
Die twee zijn niet hetzelfde, en daar gaat het meestal mis. Je laatste verzenddag is de dag waarop een pakket nog daadwerkelijk de deur uit gaat en door je vervoerder wordt opgehaald of ingenomen. Als je op vrijdag om vijf uur je laatste doos dichtplakt maar het afgiftepunt sluit om vier uur, is je laatste verzenddag donderdag geweest.
Werk daarom terug vanaf de sluiting:
Laatste dag inname — kijk de actuele openingstijden en uiterste inlevermomenten van je eigen vervoerder na; die wijken rond feestdagen af van normaal.
Eén werkdag speling — voor bestellingen die 's avonds binnenkomen en die je de volgende ochtend inpakt.
Je uiterste besteldatum — dat is de datum die je communiceert. Zet die minstens een dag vóór je laatste inlevermoment.
Communiceer één datum en houd je eraan. "Bestellingen na 18 december worden vanaf 2 januari verzonden" is duidelijker dan "rond de feestdagen kan de levering langer duren" — dat laatste zegt namelijk niets en klanten lezen erin wat ze willen lezen.
Stap 2: tel je voorraad verpakkingsmateriaal, niet alleen je producten
Voor een sluiting bestel je meestal netjes je producten bij. Wat mensen vergeten is dat een piek vóór een sluiting ook een piek in dozen, tape en opvulling is. Twee dagen voor je vertrek zonder tape zitten is een vervelender probleem dan het klinkt, want een halve rol haal je niet even bij de buren.
Zegels of sluitstickers, als je die gebruikt. Veiligheidszegel Stickers VOID, 60 stuks (€ 9,95) laten zien of een pakket onderweg geopend is — handig juist in een periode waarin je zelf niet kunt navragen wat er gebeurd is.
Bestel dit ruim een week voor je sluiting, niet twee dagen ervoor. Je leverancier heeft in dezelfde periode óók drukte.
Stap 3: leg een voorraadje voorgevouwen pakketten klaar
Als je weet dat je de laatste dagen weinig tijd hebt, verplaats het werk dan naar voren. Vouw een stapel dozen alvast op, plak de bodems dicht en zet ze klaar. Je haalt er in de laatste week zo een uur mee uit.
Drie stukjes tekst besparen je de meeste mails tijdens je afwezigheid. Schrijf ze op je laatste rustige dag, niet op de dag van vertrek.
Een melding in je webshop, zichtbaar vóór het afrekenen. Vermeld de uiterste besteldatum en de dag waarop je weer verzendt. Iemand die dat leest en tóch bestelt, klaagt achteraf niet.
Een regel in je orderbevestiging voor bestellingen die in de sluitingsperiode binnenkomen. Dit is de belangrijkste van de drie: die mail wordt wél gelezen.
Een automatisch antwoord op je mail met dezelfde datum erin. Eén datum in alle drie de teksten, anders ontstaat er discussie.
Zet er ook bij wat je níet doet: geen spoedzendingen, geen retourverwerking, geen telefoon. Verwachtingen managen is hier het hele werk.
Stap 5: de dag dat je weer opengaat
Plan de eerste dag terug niet vol met nieuwe dingen. Je hebt hem nodig voor het inhalen. Een werkbare volgorde:
Volgorde
Wat
Waarom eerst
1
Oudste bestellingen eerst inpakken
Die klanten wachten het langst en mailen het eerst
2
Retouren en klachten beantwoorden
Kost minuten, voorkomt escalatie
3
Voorraad bijtellen en bijbestellen
Je piek heeft je kast leeggetrokken
4
Meldingen uit je webshop halen
Een verlopen melding oogt slordig
Dat laatste punt wordt structureel vergeten. Een banner met "wij zijn gesloten tot 2 januari" die half januari nog boven je webshop staat, kost je bestellingen van mensen die denken dat je niet verzendt.
Wat je bewaart voor de volgende keer
Schrijf na afloop drie dingen op: hoeveel dozen je in die laatste week hebt verbruikt, waar je zonder kwam te zitten, en welke vraag klanten het vaakst stelden. Dat is je checklist voor de volgende sluiting, en na twee keer is het een routine van een half uur in plaats van een week stress. Bewaar dat lijstje op de binnenkant van je voorraadkastdeur, niet in een map op je computer — daar kijk je niet.
Bestel je materiaal in bundels als je weet dat een piek eraan komt: je betaalt per stuk minder en hebt meteen voor de sluiting daarna genoeg liggen. Verhuisdozen zijn overigens ook bruikbaar als tijdelijke opslag van ingepakte bestellingen — de Action Verhuisdoos van 480x430x330 mm, 50 liter (€ 3,50) houdt een stapel klaargemaakte pakketten stofvrij tot je ze wegbrengt.
Weet je niet zeker of een bundel op tijd binnen is vóór jouw laatste verzenddag, of wil je weten wat er op voorraad ligt van een bepaalde doosmaat? Mail je sluitingsdata en aantallen naar info@verpakkingdeals.nl, dan zoeken we het voor je uit.
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars
· 2 min lezen
USB-hub kiezen voor thuiswerk: 2.0 of 3.0, hoeveel poorten en met schakelaars Je bureau heeft drie USB-apparaten nodig, maar je laptop heeft maar twee poorten. Of ze zitten onhandig. Je...
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt
· 2 min lezen
Stroomuitval in het najaar: noodvoorraden die je echt gebruikt Oktober tot december. Gestookt wordt nog niet volop, maar de nachten worden lang en koud. Als de stroomuitval zich aandient —...
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken
· 2 min lezen
Powerbank kiezen: capaciteit, laadsnelheid en gewicht vergeleken Je telefoon gaat dood als je ergens onderweg bent. De klassieke nooduitweg is een powerbank. Maar welke capaciteit heb je echt nodig, hoe...
