Voorraad tellen vóór de drukke maanden: een telronde in vier stappen

• 23 augustus 2026, door Verpakkingdeals.nl
• 6 min lezen

Het systeem zegt drie, de plank zegt nul. Zo doe je vóór de drukke maanden een telronde die klopt: bevries de beweging, geef locaties een naam, tel blind en verklaar de verschillen.

Er is weinig zo vervelend als een bestelling die je niet kunt uitleveren omdat je systeem drie stuks laat zien en de plank leeg is. In een rustige maand los je dat op met een mailtje en een dag geduld. In november kost het je de klant, een negatieve review en een middag zoeken.

Eind augustus is daarom een goed moment voor een telronde. De verkoop is nog te overzien, je hebt tijd om verschillen uit te zoeken, en wat je nu bijbestelt is binnen vóór de drukte. Hieronder de aanpak in vier stappen, plus wat je doet met de verschillen die je gegarandeerd vindt.

Waarom nu en niet in december

Veel ondernemers tellen pas rond de jaarwisseling, omdat hun boekhouder dan een voorraadlijst wil. Dat is een prima moment voor de administratie, maar een slecht moment voor je verkoop: je telt op het moment dat je voorraad het meest heeft bewogen en het minst klopt, en je hebt geen tijd meer om iets bij te bestellen.

Een telling in augustus of september doe je met een ander doel: weten wat je hebt vóór je gaat inkopen. Overleg met je boekhouder wat die precies nodig heeft en wanneer — dan hoef je die tweede telling later hooguit deels te herhalen.

Stap 1: kies een moment waarop niets beweegt

Tellen terwijl er nog gepickt, ingepakt en ontvangen wordt, levert altijd verschillen op die je niet kunt verklaren. Kies daarom een tijdvenster waarin de voorraad stilstaat: een zondagochtend, een avond na sluitingstijd, of het eerste uur voor je de webshopbestellingen van die dag oppakt.

• Zet binnengekomen leveringen die je nog niet hebt ingeboekt apart, met een vel papier erop: niet tellen.
• Leg retouren die nog niet zijn beoordeeld op een aparte plek, niet tussen de verkoopvoorraad.
• Pak orders die al zijn afgemeld maar nog niet zijn opgehaald, ook apart — die zijn al uit je voorraad af.
• Print of exporteer je systeemstanden vóór je begint, met datum en tijd erop.

Stap 2: geef elke plek een naam

De grootste bron van telfouten is niet slecht tellen, maar dubbel of half tellen: dezelfde artikelen liggen op drie plekken en niemand weet welke al gehad zijn. Werk daarom met vaste, benoemde locaties. Een simpel systeem als A1, A2, B1 op stellingplank of doos is genoeg — je hoeft geen software te kopen om dit te laten werken.

Schrijf de locatiecode gewoon op de doos of de bak met permanente markeerstiften, 5 stuks in 3 kleuren (€ 4,95). Losse restanten die overal rondslingeren, zet je bij elkaar in gelijke dozen zodat je ze in één keer telt: een kartonnen verzenddoos van 15 x 15 x 15 cm (€ 1,99) is handig voor kleingoed, en voor grotere partijen werkt een verhuisdoos van 480 x 430 x 330 mm, 50 liter (€ 3,50). Sluit dozen die je hebt geteld direct af, bijvoorbeeld met tape, 6 rollen van 48 mm (€ 21,00) in een tape dispenser met 2 rollen (€ 9,95). Een dichte doos met een streep erop tel je niet nog een keer.

Stap 3: tel blind, en het liefst met z'n tweeën

Blind tellen betekent: de teller ziet niet wat het systeem zegt. Wie wel de verwachte aantallen voor zich heeft, telt onbewust naar dat getal toe — zeker bij twintig of meer stuks. Geef de teller dus een lijst met artikel en locatie, maar zonder aantal, en laat het aantal invullen.

Werk je met twee mensen, dan is de snelste verdeling: één telt, één schrijft en houdt de volgorde bij. Een blocnote met balpennen, 10 stuks (€ 4,00) werkt hier vaak prettiger dan een telefoon in het magazijn. Verder helpt het om:

• per locatie af te ronden, niet per artikel door het pand te lopen;
• bij aantallen boven de vijftig in stapeltjes van tien te tellen;
• artikelen met varianten (kleur, maat) apart te noteren, niet op te tellen tot één regel;
• een tweede telling te doen bij alles waar het verschil groter is dan tien procent.

Stap 4: verklaar de verschillen, poets ze niet weg

Een verschil is geen fout in je telling — het is informatie. Als je alleen de systeemstand aanpast en verder niets doet, staat er over drie maanden weer hetzelfde verschil. Kijk daarom per verschil waar het vandaan komt.

Wat je ziet	Waarschijnlijke oorzaak	Wat je eraan doet
Steeds één of twee te weinig	Pickfout of breuk bij inpakken	Controlemoment aan de inpaktafel
Meer op de plank dan in het systeem	Retour niet teruggeboekt	Vaste stap in je retourproces
Groot verschil bij één artikel	Levering niet of dubbel ingeboekt	Pakbon naast de inboeking leggen
Verschil alleen bij kleine, dure items	Derving bij de toonbank	Achter de kassa of in een display

Noteer bij elk verschil de datum en wat je hebt aangepast. Bij de volgende telronde zie je meteen of het probleem is opgelost of dat het terugkomt.

Na de telling: labelen, aanvullen en uitstallen

Een telling is pas nuttig als er iets uit volgt. Drie dingen die je direct kunt doen:

Prijzen op orde. Artikelen die al een tijd liggen hebben vaak nog een oude prijs of helemaal geen prijs. Met een prijstang MX-5500 met 5500 stickers en 2 inktrollen (€ 24,95) label je een partij snel door. Draai je veel volume, dan is de set met 50.000 witte prijsstickers (€ 59,95) per sticker voordeliger; losse navulling is er als witte prijsstickers, 5000 stuks (€ 9,95) en een navulbare inktrol (€ 2,95). Wil je actieprijzen visueel scheiden van gewone prijzen, gebruik dan gekleurde prijsstickers, 500 stuks (€ 2,95).

Verpakking bijbestellen op basis van wat je telde. Reken je najaarsvolume terug naar dozen en enveloppen. Voor brievenbuszendingen zijn gerecyclede brievenbusdozen A6, bundel van 100 (€ 17,95) en A5+, bundel van 100 (€ 24,00) de twee maten waar de meeste webshops mee toekomen.

Langliggers zichtbaar maken. Wat je tijdens het tellen tegenkomt en niet meer beweegt, verkoopt zelden vanaf een onderste plank. Zet het vooraan: een acryl trapdisplay met 6 treden (€ 34,95) of een metalen displayhouder voor sleutelhangers (€ 17,95) maakt van een restpartij een impulsaankoop bij de kassa. Houd de administratie ervan bij de hand met een bureau organizer met telefoonhouder (€ 5,00).

Kort samengevat

• Tel voordat de drukte begint, niet erna.
• Zet leveringen, retouren en afgemelde orders apart voor je begint.
• Geef elke plek een naam en sluit getelde dozen af.
• Tel blind en hertel bij verschillen boven de tien procent.
• Zoek de oorzaak van een verschil op, en pas niet alleen het getal aan.

Ben je na het tellen aan het bijbestellen? Kijk in Verpakken & Verzenden voor dozen, tape en enveloppen, in Prijstangen & Labels en Stickers & Tapes voor het labelen, in Opbergen voor bakken en displays en in Voordeelverpakkingen voor Webshops als je in bundels inkoopt. Weet je niet zeker welke maat of hoeveelheid bij jouw volume past? Mail je aantallen naar info@verpakkingdeals.nl, dan rekenen we het met je door.

Tags

inventarisatie labels magazijn najaar organiseren voorraad webshop winkel

Laat een reactie achter

Laat een reactie achter

Naam*

E-mailadres*

Reactie*

Verzenden

• Deel met:
• WhatsApp
• Deel
• X
• Pin it
• Messenger
• Email

---