Ein Lagerbestand, zwei Kanäle: Verkaufen Sie im Laden und im Onlineshop ohne Doppelverkäufe.

Samstagmittag verkaufen Sie in Ihrem Laden das letzte Exemplar eines Artikels. Montagmorgen geht online eine Bestellung für genau diesen Artikel ein. Sie suchen, finden nichts und müssen einem Kunden mailen, dass das, wofür er gerade bezahlt hat, nicht mehr da ist. Einmal im Jahr ist das ärgerlich. Jede Woche ist es ein Leck: Sie verlieren Zeit, Sie erstatten Geld zurück und Sie erhalten keine zweite Bestellung von demselben Kunden.

Doppelverkäufe entstehen nicht, weil Sie schlecht zählen. Sie entstehen, weil zwei Kanäle aus demselben Stapel schöpfen und es keinen Moment gibt, in dem Sie diesen Stapel aktualisieren. Hierunter vier Wege, um das zu lösen, vom einfachsten bis zum konsequentesten — und was Sie brauchen, um sie in einer geschäftigen Zeit durchzuhalten.

Warum Überverkäufe gerade in geschäftigen Wochen passieren

In einer ruhigen Woche bemerken Sie es nicht: Sie verkaufen drei Dinge im Laden, Sie sehen, wie sie vorbeigehen, und Sie merken es sich. In einer geschäftigen Woche — einem Markt, einem Aktionstag, den Wochen vor den Feiertagen — verkaufen Sie an einem Tag mehr als sonst in einer Woche. Die Anzahl der Momente, in denen Sie etwas ausbuchen müssten, steigt, während die Zeit dafür gerade schrumpft. Hinzu kommt, dass Sie in diesen Wochen oft mit zusätzlichen Arbeitskräften arbeiten: Jemand, der an der Ladentheke mithilft, weiß nicht, dass ein Artikel auch online steht.

Die Frage ist also nicht, ob Sie genauer zählen können, sondern wann Sie zählen und wer dafür verantwortlich ist.

Wählen Sie einen Ort, an dem die Wahrheit steht

Die wichtigste Entscheidung kostet Sie fünf Minuten: Legen Sie fest, welche Buchhaltung führend ist. In der Praxis ist das fast immer Ihr Webshop, denn dort wird automatisch ausgebucht, sobald jemand bestellt. Der Ladenverkauf ist dann die manuelle Seite: Alles, was über die Ladentheke geht, muss am selben Tag noch aus diesem Bestand.

Entscheiden Sie sich dafür, vereinbaren Sie einen festen Moment — zum Beispiel beim Kassenabschluss — und führen Sie einen Zettel an der Kasse, auf den jeder Verkauf notiert wird. Ein Zettel ist nicht altmodisch, er ist die einzige Möglichkeit, zu verhindern, dass Sie am Ende des Tages aus dem Kopf rekonstruieren müssen, was weg ist.

Oder trennen Sie Ihren Bestand physisch

Der zweite Ansatz erfordert keine Disziplin, sondern Platz: Legen Sie den Webshop-Bestand getrennt vom Ladenbestand. Von einem Artikel, von dem Sie zwölf haben, kommen acht ins Regal und vier in einen separaten Karton oder Behälter mit der Aufschrift "Webshop". Was online verkauft wird, kommt aus diesen vier. Ist der Webshop-Karton leer, füllen Sie ihn aus dem Laden auf — und erst in diesem Moment aktualisieren Sie Ihren Bestandsstand.

Dieser Ansatz kostet Sie ein wenig Flexibilität, bringt Ihnen aber Ruhe. Ein Kartonversandkarton 15x15x15 cm - Weiß (€ 1,99) ist groß genug, um pro Artikelgruppe einen Behälter zu machen, und Sie können ihn einfach zuklappen, wenn es ruhig ist.

Etikettieren, damit das Zählen schnell geht

Wie auch immer Ihr Ansatz ist: Sie müssen regelmäßig zählen können, ohne dass es einen Nachmittag dauert. Das wird einfach, sobald jeder Artikel ein sichtbares Etikett hat. Ein Preisauszeichner MX-5500 mit 50.000 weißen Preisetiketten (€ 59,95) ist das komplette Set, um damit zu beginnen; haben Sie bereits einen Auszeichner, dann füllen Sie auf mit Preisetiketten Weiß für Preisauszeichner MX-5500 - 5000 Stück (€ 9,95) und einer nachfüllbaren Farbrolle für MX-5500 (€ 2,95).

Noch praktischer für zwei Kanäle: Nutzen Sie Farbe als Code. Mit Preisetiketten für Preisauszeichner - 6 Farben - 500 Stück (€ 2,95) geben Sie zum Beispiel allem, was auch online steht, ein gelbes Etikett. Jemand an der Ladentheke sieht dann sofort, dass dieser Verkauf weitergegeben werden muss, ohne dass Sie es erklären müssen.

Eine Runde pro Woche zählt den Rest richtig

Planen Sie einen festen Zähltermin pro Woche ein, zu einer Stunde, in der es ruhig ist. Zählen Sie nicht alles: Zählen Sie die zwanzig Artikel, die am besten laufen, plus alles, wovon laut Ihrem System nur noch ein oder zwei vorhanden sind. Das sind genau die Artikel, bei denen Überverkauf wehtut. Den Rest zählen Sie am Ende des Monats.

Notieren Sie pro Artikel drei Zahlen: Was das System sagt, was Sie zählen und die Differenz. Wenn derselbe Artikel drei Wochen hintereinander abweicht, liegt es nicht am Zählen, sondern an Ihrem Prozess — meistens ein Verkauf, der strukturell nicht weitergegeben wird.

Was Sie tun, wenn es doch schiefgeht

Es geht einmal schief, auch bei einem straffen Prozess. Was dann zählt, ist Schnelligkeit und Tonfall. Mailen Sie am selben Tag, sagen Sie, was los ist, und bieten Sie eine Auswahl: warten, bis Sie nachbestellen, einen vergleichbaren Artikel oder das Geld zurück. Geben Sie sofort ein Datum an, wenn Sie nachbestellen können. Kunden verzeihen einen Fehler meist leicht, vorausgesetzt, sie müssen nicht selbst der Antwort hinterherlaufen.

Bei einer Bestellung mehrerer Artikel, von denen einer fehlt, ist Teillieferung oft besser als alles festzuhalten: Der Kunde hat dann zumindest den größten Teil. Schließen Sie eine solche Sendung ordentlich ab mit einem Sicherheitssiegel-Aufkleber VOID - 60 Stück (€ 9,95) und legen Sie einen Zettel dazu, was noch kommt.

Vergessen Sie Ihren Verpackungsbestand nicht

Bestandsverwaltung hört nicht bei dem auf, was Sie verkaufen. Wenn Ihre Kartons alle sind, steht Ihr Webshop genauso still. Nehmen Sie Verpackungen deshalb in dieselbe wöchentliche Runde mit auf und arbeiten Sie mit Bündeln, damit Sie nicht jede Woche nachbestellen müssen: ein Recycling-Briefkastenversandkarton 180 x 115 x 28 mm (A6), Bündel 100 Stück (€ 17,95), die A5+-Variante 255 x 160 x 28 mm (€ 24,00) und Klebebandrollen 6 Stück 48x66mm (€ 21,00) decken zusammen Wochen im Voraus ab. Ein Kinzo Klebebandabroller mit 2 Rollen (€ 9,95) spart zudem Sekunden pro Paket, und die summieren sich, sobald Sie mehrere Kanäle bedienen.

An die Arbeit

Beginnen Sie klein: Wählen Sie heute, welche Buchhaltung führend ist, legen Sie einen Zettel an die Kasse und planen Sie einen Zähltermin in Ihren Kalender ein. Der Rest folgt von selbst. Etiketten und Preisauszeichner finden Sie unter Preisauszeichner & Etiketten und Aufkleber & Klebebänder; Kartons, Klebeband und Siegel unter Verpacken & Versenden und Briefkastenverpackungen. Möchten Sie, dass wir bei den Mengen mitdenken, die zu Ihrem Umsatz passen? Mailen Sie, was Sie pro Woche versenden, an info@verpakkingdeals.nl und wir rechnen es mit Ihnen durch.