Eine Karte an deine Kunden schicken: Umschläge, Formate und eine Planung für den Herbst

Ein Kunde Ihres Onlineshops erhält diese Woche wahrscheinlich sechzig Werbe-E-Mails. Davon öffnet er vielleicht fünf. In derselben Woche bekommt er drei Briefe, von denen zwei von der Gemeinde kommen. Rechnen Sie mal aus, welcher der beiden Kanäle noch Aufmerksamkeit erregt.

Genau deshalb überlegen sich kleine Onlineshops, Vereine und Einzelunternehmen jedes Jahr aufs Neue, eine Karte zu schicken – und warum es genauso oft nicht dazu kommt. Meistens scheitert es an der praktischen Umsetzung: Welcher Umschlag passt eigentlich dazu, wie viele brauche ich, und schon ist es zu spät. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie diese drei Fragen weit im Voraus klären.

Warum Sie im September oder Oktober damit beginnen

Der Reflex ist, dies in der ersten Dezemberwoche zu tun. Das ist genau die Woche, in der Ihr Onlineshop am meisten zu tun hat, in der die Post überlastet ist und in der Ihre Karte zwischen zwanzig anderen Karten auf der Matte liegt.

Zwei Alternativen funktionieren besser. Die erste: Schicken Sie Ihre Karte im November, vor dem Postansturm. Die zweite: Lassen Sie den Dezember aus und schicken Sie eine Neujahrs-Karte in der zweiten Januarwoche, wenn der Briefkasten wieder leer ist und niemand damit rechnet. Beides erfordert, dass Sie Ihr Material jetzt besorgen, nicht erst später.

Auch das praktische Argument zählt: Adressen zu sammeln, einen Text zu schreiben und 200 Karten zu beschriften, kostet Sie mehr Abende, als Sie denken. Umschläge zu bestellen, ist der einfachste Teil – tun Sie das als Erstes, dann liegt etwas auf dem Tisch, das Sie dazu zwingt, weiterzumachen.

Welches Umschlagformat passt zu welcher Karte

Die meisten Klappkarten in den Niederlanden sind etwa A6 groß (eine gefaltete A5). Dazu passen zwei Formate, je nachdem, ob die Karte hoch- oder querformatig ist.

Kurz zusammengefasst: C6 ist der klassische Grußkarten-Umschlag für eine Karte im Format A6. C5/C6 ist der lange, schmale Umschlag, in den ein dreifach gefaltetes A4-Blatt genau hineinpasst – praktisch für einen Brief. C5 nehmen Sie, wenn Sie ein A4-Blatt nur einmal falten möchten, zum Beispiel bei einer Broschüre, die nicht knicken darf.

Das Format 156 x 220 mm liegt genau dazwischen und ist geräumiger als C6. Das ist praktisch, wenn Ihre Karte etwas von der Norm abweicht oder ein Flyer oder Rabattgutschein beiliegt. Bei 500 Stück für € 2,95 kostet Sie ein Fehlgriff außerdem nichts.

Rechnen Sie einmal aus, was Sie wirklich brauchen

Zählen Sie Ihre Adressen, rechnen Sie zehn Prozent für Schreibfehler und Risse hinzu und runden Sie auf ein ganzes Paket auf. Bei 180 Kunden kommen Sie auf etwa 200 Umschläge: Dann nehmen Sie vier C6-Pakete (€ 16,00) oder ein Paket mit 500 Stück im Format 156 x 220 mm und haben für das nächste Jahr noch reichlich übrig.

Für die Beschriftung reichen Topwrite Kugelschreiber, 10 Stück (€ 2,00), aber legen Sie auch ein Set Textmarker / Marker, 4 Stück (€ 4,00) dazu. Eine Adresse mit Kugelschreiber auf einem weißen Umschlag liest sich ordentlich; ein Name oder Akzent mit Marker macht deutlich, dass eine echte Person dahintersteckt.

Handschriftlich oder gedruckt?

Handschriftlich geschriebene Adressen werden nachweislich häufiger geöffnet als gedruckte Etiketten, einfach weil sie nicht wie Werbung aussehen. Es kostet Sie jedoch etwa eine halbe Minute pro Umschlag – bei 200 Stück ist das ein Abend.

Ein guter Mittelweg: Drucken Sie die Adressen auf Etiketten, schreiben Sie aber den Namen des Empfängers handschriftlich auf die Karte selbst und setzen Sie darunter eine echte Unterschrift. Dann verbinden Sie das Tempo einer gedruckten Auflage mit der Wirkung von etwas Persönlichem.

Wenn Sie sich dennoch für vollständig handschriftlich entscheiden, verteilen Sie die Arbeit auf mehrere Abende. Fünfzig pro Abend sind völlig in Ordnung; zweihundert hintereinander führen ab etwa Nummer siebzig zu unleserlichen Adressen.

Wenn etwas zur Karte beiliegt

Wenn Sie ein kleines Dankeschön mitschicken möchten – einen Sticker, ein Muster, einen Schlüsselanhänger –, ändert sich etwas: Es ist kein Brief mehr, sondern ein Paket, mit eigenen Regeln und Tarifen. Sehen Sie sich für die aktuellen Bedingungen und maximalen Abmessungen die Informationen von PostNL über Briefkastenpakete und die Tarifseite an; diese werden regelmäßig angepasst, also verlassen Sie sich nicht auf das, was Sie letztes Jahr bezahlt haben.

Bei der Verpackung haben Sie zwei Möglichkeiten. Die leichteste: ein Luftpolsterumschlag Metallic 22 x 17 cm (€ 0,90 pro Stück, in drei Farben) oder der kleinere Luftpolsterumschlag Metallic 21 x 14 cm (€ 0,80). Diese sind leicht, schützen vor Knicken und sehen sofort anders aus als braune Umschläge.

Wenn etwas Stabileres beiliegt, ist ein Recycelter Briefkastenkarton 180 x 115 x 28 mm (A6), Paket mit 100 Stück (€ 17,95) die bessere Wahl, oder das Format darüber: 255 x 160 x 28 mm (A5+), Paket mit 100 Stück (€ 24,00). Zum Verschließen verwenden Sie Scotch Crystal Tape, 2 Stück (€ 6,00), wenn Sie möchten, dass das Klebeband unsichtbar bleibt.

Ein rückwärts gerechneter Zeitplan

1. Jetzt: Adressliste bereinigen und Umschläge bestellen. Das ist der Teil, der immer liegen bleibt.
2. In zwei Wochen: Text schreiben und die Karte drucken oder selbst gestalten. Fragen Sie immer nach einem Korrekturabzug.
3. Vier Wochen vor dem Versand: alles zu Hause, einschließlich Briefmarken oder Frankiermethode.
4. Zwei Wochen vor dem Versand: beschriften, verteilt auf mehrere Abende.
5. Versandtag: alles auf einmal in den Briefkasten werfen. Für eine Novemberkarte bedeutet das: Fangen Sie jetzt an.

Der größte Gewinn liegt nicht in der schönsten Karte, sondern darin, dass Sie sie tatsächlich abschicken. Material, das bereits auf Ihrem Tisch liegt, hilft Ihnen dabei mehr als ein guter Vorsatz.

Sehen Sie sich für das gesamte Angebot die Kollektionen Umschläge, Briefkastenverpackungen, Büromaterialien und Verpacken & Versenden an. Sie sind sich nicht sicher, welches Umschlagformat zu Ihrer Karte passt, oder möchten Sie eine größere Menge als online angegeben? Senden Sie die Abmessungen Ihrer Karte an info@verpakkingdeals.nl, dann suchen wir das passende Format für Sie heraus.