Was kostet ein Arbeitsplatz pro Jahr? Büromaterial budgetieren statt nachzubestellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, an Büromaterial zu kommen. Die erste: Jemand meldet, dass die Stifte alle sind, eine eilige Bestellung wird aufgegeben, und zwei Wochen später ist der Tacker an der Reihe. Die zweite: Du rechnest einmal im Jahr aus, was ein Arbeitsplatz ungefähr verbraucht, bestellst alles auf einmal und musst dich den Rest des Jahres um nichts mehr kümmern. Die erste Möglichkeit kostet kaum Geld, aber viel Aufmerksamkeit. Die zweite kostet eine halbe Stunde Rechenarbeit und sorgt danach für Ruhe.

Die Rechnung ist weniger kompliziert, als es klingt, denn der Büroverbrauch ist erstaunlich gut vorhersehbar. Im Folgenden erfährst du, wie du ein solches Budget aufstellst – mit echten Preisen, damit du die Beträge überprüfen kannst.

Teile deine Materialien in drei Arten ein

Nicht alles auf einem Schreibtisch ist dieselbe Art von Ausgabe. Es hilft, zu unterscheiden:

• Verbrauchsmaterial — wird aufgebraucht und kommt nicht wieder: Stifte, Marker, Heftklammern, Umschläge, Klebeband.
• Halb langlebig — hält ein paar Jahre, geht aber kaputt oder verloren: Lineal, Klebebandabroller, Cuttermesserklingen.
• Langlebig — wird einmal pro Arbeitsplatz angeschafft: Organizer, Schreibtischlampe, Aufbewahrungsboxen.

Nur die erste Kategorie musst du jährlich budgetieren. Für die zweite legst du einen Erneuerungsrhythmus von drei bis fünf Jahren fest. Die dritte gehört zur Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes und nicht in dein Jahresbudget. Wer diese Kategorien durcheinanderbringt, kalkuliert dauerhaft zu hoch und glaubt anschließend, die Zahlen würden nicht stimmen.

Schritt 1: Ermittle den Verbrauch pro Person

Du musst nicht exakt sein, sondern nur in der richtigen Größenordnung liegen. Eine häufig verwendete Faustregel lautet: Zähle, was in einem Monat aus dem Schrank genommen wird, multipliziere es mit zwölf und runde großzügig auf. Hast du diese Zahlen nicht, beginne mit Schätzungen und passe sie im nächsten Jahr an. Eine praktikable Ausgangsschätzung für einen Büroarbeitsplatz sind zum Beispiel sechs Kugelschreiber, zwei Marker, einige hundert Heftklammern, ein bis zwei Rollen Klebeband und einige Dutzend Umschläge pro Person und Jahr. In einem Lager oder an einer Packstation ist der Verbrauch an Markern und Klebeband deutlich höher, der an Umschlägen dagegen niedriger.

Notiere deine Schätzungen. Das klingt übertrieben, aber genau diese Angaben brauchst du im nächsten Jahr, um zu sehen, wo du danebenlagst.

Schritt 2: Rechne mit dem Stückpreis, nicht mit dem Packungspreis

Hier liegt das größte Einsparpotenzial – und es gibt die meisten Überraschungen. Zwei Beispiele aus dem Sortiment:

Das Set Topwrite Kugelschreiber – 10 Stück kostet € 2,00, also € 0,20 pro Stift. Die Top Write Kugelschreiber, 10 Stück kosten € 4,00, also € 0,40 pro Stift. Sechs Stifte pro Person und Jahr kosten somit € 1,20 oder € 2,40 – je nachdem, welches Set du nimmst. Für eine Person vernachlässigbar, bei zwanzig Arbeitsplätzen ist es der Unterschied zwischen € 24 und € 48.

Bei Umschlägen ist der Effekt noch größer. Weiße C6-Umschläge, 114 × 162 mm, 50 Stück kosten € 4,00, also € 0,08 pro Umschlag. Die weißen Umschläge, 156 × 220 mm, 500 Stück kosten € 3,00 für fünfhundert Stück, also etwa € 0,006 pro Umschlag. Wenn du monatlich Post verschickst, kannst du diesen Unterschied nicht ignorieren. Der Haken: Fünfhundert Umschläge, die du in drei Jahren nicht aufbrauchst, sind keine Ersparnis, sondern ein Kauf, der den Schrank füllt. Kaufe größere Mengen, wenn der Verbrauch hoch ist, und kleinere, wenn er niedrig ist.

Schritt 3: Erstelle eine Tabelle

Eine einfache Tabelle macht es leichter, die Planung mit den zuständigen Personen zu besprechen. Hier ein Beispiel mit Schätzwerten für einen Büroarbeitsplatz pro Jahr. Die Mengen sind ein Ausgangspunkt, die Preise sind die aktuellen Shoppreise.

Artikel	Geschätzter Jahresverbrauch	Packungsgröße und Preis	Jahreskosten
Kugelschreiber	6 Stück	10 Stück für € 2,00	etwa € 1,20
Permanentmarker	2 Stück	5 Stück für € 4,00	etwa € 1,60
Heftklammern	500 Stück	3000 Stück für € 2,60	etwa € 0,45
Klebeband	2 Rollen	6 Rollen für € 2,60	etwa € 0,90
C6-Umschläge	50 Stück	50 Stück für € 4,00	€ 4,00

Unterm Strich kommst du für den reinen Verbrauch auf ein paar Euro pro Arbeitsplatz und Jahr. Genau deshalb sind Eilbestellungen so ärgerlich: Die Artikel kosten fast nichts, die Unterbrechung kostet Zeit.

Was du in der Tabelle an deine Situation anpassen solltest

Bei Markern liegen die meisten Unternehmen mit ihrer Schätzung daneben. In einem Büro werden pro Person etwa zwei pro Jahr verbraucht; bei einem Team, das Kartons und Etiketten beschriftet, sind sie viel schneller aufgebraucht. Sieh dir dann Sets wie die Top Write Permanentmarker, 5 Stück für € 4,00 oder die Permanentmarker, 5 Stück, 3 Farben für € 4,95 an und verwende mehrere Farben, um zum Beispiel zwischen Zielort und Inhalt zu unterscheiden.

Für größere Postsendungen solltest du separat kalkulieren. Weiße C5-Umschläge, 162 × 229 mm, 25 Stück kosten € 4,95 und A4-Umschläge, 229 × 324 mm, 10 Stück kosten € 4,00 – pro Stück also deutlich mehr als das kleinere Format. Verschickst du überwiegend ungefaltete A4-Blätter, solltest du mit diesem Betrag rechnen.

Halb langlebige Artikel: einmal alle paar Jahre

Diese gehören nicht in dein Jahresbudget, aber wohl auf eine Liste, damit du sie gleich mitbestellen kannst, wenn du ohnehin bestellst. Dazu gehören ein Lineal, 30 cm, 1 Stück für € 4,00, ein Klebebandabroller, 17 × 7 × 7,2 cm für € 6,00 oder Cutterklingen, 3 Stück für € 4,95, wenn du regelmäßig Kartons öffnest. Arbeiten mehrere Personen an einem Tisch, ist ein Set wie das Lager-Cuttermesser-Set, 8 Stück, Gelb für € 4,95 praktischer, als immer nur ein Messer weiterzureichen.

Für die feste Ausstattung eines Arbeitsplatzes reicht oft etwas Kleines: Ein Schreibtisch-Organizer mit Handyhalterung für € 5,00 hält Stifte, Cutterklingen und Handy beisammen – dadurch geht spürbar weniger verloren.

Einmal im Jahr bestellen, mit einer Kontrolle zur Jahresmitte

Lege einen festen Zeitpunkt fest – für die meisten Organisationen eignet sich der Beginn des Schul- oder Geschäftsjahres – und plane eine Kontrolle nach einem halben Jahr ein. Zähle dann nur die zwei oder drei Artikel, von denen du annimmst, dass sie schneller aufgebraucht werden als kalkuliert. Stimmt die Einschätzung, musst du nichts weiter tun. Stimmt sie nicht, passt du deine Schätzung an und bestellst nach, bevor jemand mit einem leeren Stift dasteht.

Wer das zwei Jahre lang durchhält, hat eine verlässliche Liste und muss sich danach kaum noch darum kümmern.

Stelle deine Liste zusammen

Wenn du deine eigene Jahresliste erstellen möchtest, schau bei Büroartikel und Office Essentials für Verbrauchsmaterial, bei Schreiben und Handlettering für Stifte und Marker, bei Umschläge für Postsendungen und bei Büro & Schule für die komplette Übersicht. Bestellst du für mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig und möchtest wissen, welche Packungsgrößen dafür am günstigsten sind, schick die Anzahl der Arbeitsplätze per E-Mail an info@verpakkingdeals.nl – dann rechnen wir gemeinsam mit dir.