Deine Herbstlieferung kommt an: Auspacken, zählen und verkaufsfertig machen in fünf Schritten

Eine Palette steht im Gang oder vier große Kartons vor der Haustür. Der Fahrer möchte eine Unterschrift und du hast zehn Minuten. Genau in diesem Moment werden die Entscheidungen getroffen, die dich einen Monat später Geld kosten: unterschreibst du blind oder überprüfst du zuerst?

Im September und Oktober kommt bei den meisten Geschäften und Webshops die Herbstware an. Mehr Kartons als sonst, oft von mehreren Lieferanten gleichzeitig und meist zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt. Diese fünf Schritte kosten zusammen weniger Zeit als eine einzige Diskussion im Nachhinein über einen Mangel von zwölf Stück.

Schritt 1: Schau dir die Außenseite an, bevor du unterschreibst

Die Warenannahme ist der einzige Moment, zu dem du Transportschäden noch dem Transportunternehmen zuordnen kannst. Gehe daher zuerst um die Sendung herum, ohne etwas zu öffnen:

• Stimmt die Anzahl der Kolli mit dem Frachtbrief überein?
• Sind Kartons eingedrückt, eingerissen oder nass gewesen? Nasses Karton wird grauer und wellt sich an den Rändern.
• Wurde Klebeband neu angebracht oder ist Klebeband in einer anderen Farbe oder Breite darüber geklebt?
• Steht ein Karton auf dem Kopf, obwohl „Diese Seite oben“ darauf steht?

Wenn dir etwas auffällt, notiere es vor dem Unterschreiben auf dem Frachtbrief – kurz und sachlich: „Kartons 3 eingedrückt, Inhalt nicht geprüft“. Mache auch sofort Fotos davon, einschließlich des Etiketts. Was genau du melden musst und innerhalb welcher Frist, unterscheidet sich je nach Lieferant und Transportunternehmen; das steht in deren Bedingungen und ist der richtige Ort zum Nachlesen. Die Fotos brauchst du auf jeden Fall.

Schritt 2: Öffne ordentlich, denn das Karton ist noch etwas wert

Außenkartons von Lieferanten sind oft besser als das, was du selbst einkaufst: Doppelwelle, stabiler Boden, kaum Gebrauchsspuren. Schneide sie daher nicht in Fetzen, sondern entlang der Klebestelle und halte dein Messer flach.

Ein scharfes Messer macht hier mehr aus, als du denkst: Eine stumpfe Klinge rutscht ab, und genau so schneidest du durch eine Verpackung. Tausche das Messer lieber zu früh als zu spät: Kinzo Magazijn-Messer 3 Stück (€ 1,95) ist dafür günstig genug. Wenn du mit mehreren Personen gleichzeitig arbeitest, ist das Magazijn-Messer-Set 8 Stück Gelb (€ 4,95) praktisch: Jeder hat sein eigenes Messer, niemand muss suchen. Wer auch Preisschilder korrigieren muss, hat etwas von der Tintenwischer und Magazijnmesser Blau 2-in-1 (€ 5,95).

Was du mit den Außenkartons machst

Lege gute Kartons flach und stelle sie für eigene Sendungen oder zur Lagerung beiseite. Beschädigte Kartons gehen direkt in den Altpapiercontainer – nicht auf den Stapel „vielleicht“, denn dieser Stapel wächst nur.

Für Dinge, die du im Haus lagerst, ist ein Action Umzugskarton 480x430x330 mm - 50 Liter (€ 3,50) ein günstiges, stapelbares Standardmaß.

Schritt 3: Zähle gegen den Lieferschein, nicht gegen dein Gedächtnis

Dies ist der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird und am meisten bringt. Nimm den Lieferschein zur Hand und zähle pro Zeile. Nicht „Es sieht gut aus“, sondern wirklich zählen.

1. Zähle die Mengen pro Artikel. Bei großen Mengen zählst du in festen Gruppen von zehn oder fünfundzwanzig – das geht schneller und du kannst leichter neu anfangen.
2. Überprüfe die Variante, nicht nur den Artikel. Farbe, Größe und Inhalt gehen am häufigsten schief. Zwei Farben desselben Produkts sehen auf einem Lieferschein oft identisch aus.
3. Mache eine Stichprobe der Qualität. Öffne bei jeder neuen Lieferung ein Exemplar und schau, ob es das ist, was du erwartest. Bei Artikeln mit einer Chargennummer oder einem Verfallsdatum notierst du diese sofort.
4. Trage deine Feststellungen direkt auf den Lieferschein ein. Häkchen pro Zeile und bei Abweichungen die Zahl, die du tatsächlich gezählt hast. Ein Lieferschein mit Häkchen ist ein Beweisstück; ein Lieferschein ohne Häkchen ist nur ein Stück Papier.

Schreibe deutlich und mit etwas, das nicht auf Karton oder Folie verschmiert. Ein Set Permanente Textmarker 5 Stück 3 Farben (€ 4,95) reicht dafür aus: eine Farbe für „gezählt“, eine für „Abweichung“, eine für das Datum. Zum Ausmessen von Kartongrößen, die du später selbst bestellen möchtest, liegt am besten ein Lineal 30cm (€ 4,00) daneben.

Schritt 4: Mache es verkaufsfertig, während du sowieso dabei bist

Alles, was du jetzt tust, musst du später während der Hektik nicht mehr tun. Ein Artikel, der ein zweites Mal in deinen Händen landet, kostet doppelt so viel Zeit. Verkaufst du in einem Ladengeschäft oder auf Märkten, dann preist du sofort ab.

Die Preisschild-Zange MX-5500 mit 50.000 weißen Preisschildern (€ 59,95) ist die Komplettlösung: Zange und Stickervorrat für lange Zeit auf einmal. Hast du bereits eine MX-5500, dann füllst du nach mit Preisschildern Weiß für Preisschild-Zange MX-5500 - 5000 Stück (€ 9,95) und einer Nachfüllbaren Tintenrolle für MX-5500 V-5500 Preisschild-Zange (€ 2,95). Diese Tintenrolle ist das Teil, das immer zum falschen Zeitpunkt ausgeht – lege eine extra dazu.

Arbeitest du mit Farbcoden pro Eingangswoche oder pro Lieferant, dann sind Preisschilder für Preisschild-Zange - 6 Farben - 500 Stück (€ 2,95) praktisch: Du siehst auf einen Blick, welcher Bestand am längsten liegt.

Und wenn du online verkaufst

Dann ist „verkaufsfertig“ etwas anderes: Wiege und messe ein Exemplar sofort bei Eingang und notiere es. Damit bestimmst du später deine Kartongröße und deine Versandkosten – das ist viel schwieriger nachzuschlagen, wenn der Karton einmal im Lager steht.

Schritt 5: Lege es weg, damit du es wiederfindest

Bestand, den du nicht finden kannst, bestellst du ein zweites Mal. Drei Faustregeln, die wenig kosten und viel bringen:

• Neues nach hinten, Altes nach vorne. Auch bei Artikeln ohne Verfallsdatum: Verpackungen verfärben sich und Klebeband verliert seine Klebekraft, wenn es zu lange liegt.
• Ein Artikel, ein Platz. Zwei halbe Kartons desselben Produkts auf zwei Regalen sind die häufigste Ursache für einen falschen Lagerbestand.
• Schreibe auf den Karton, was drin ist und wie viel. An der Stirnseite, in Sichtweite, wenn der Karton auf dem Regal steht.

Sendungen, die du selbst weiterleitest oder vorübergehend beiseitelegst, verschließt du wieder mit ordentlichem Klebeband. KINZO Verpackungsband 50 Meter x 48 mm (€ 3,00) ist die einzelne Rolle; wer im Herbst täglich Kartons zuklebt, kommt mit Kleberollen 6 Stück 48x66mm (€ 21,00) länger aus. Muss ein Karton nachweislich geschlossen bleiben, bis er bei der nächsten Person ist, dann verwendest du Sicherheitsversiegelungs-Aufkleber VOID - 60 Stück (€ 9,95): Öffnen hinterlässt eine sichtbare Spur.

Kleine Artikel, die du einzeln weiterleitest, passen am besten in ein festes Kubusmaß wie den Kartonversandkarton 15x15x15 cm - Weißer Kubuskarton mit Klappen (€ 1,99). Und wer den neuen Bestand sofort auf der Theke präsentieren möchte, kann dafür eine Theken-Display Metall 50x38x80 cm (€ 49,95) verwenden.

Eine halbe Stunde, die sich selbst bezahlt

Ein fehlender Karton von fünfzig Stück, den du erst im November entdeckst, ist ein Mangel, den du nicht mehr reklamieren kannst und einen Umsatz, den du in deinen besten Wochen verpasst. Mache es daher zur festen Gewohnheit: Lieferschein, Messer, Textmarker und Aufkleber liegen bereit an dem Ort, wo Lieferungen ankommen. Dann ist die Frage nicht mehr, ob du überprüfst, sondern wie schnell du fertig bist.

Bereit für die Herbstlieferung

Alles, was du bei einer eingehenden Sendung brauchst, findest du bei Scheren & Messer, Preisschild-Zangen & Etiketten, Klebeband und Verpacken & Versenden. Für größere Mengen schaust du bei Vorteilsverpackungen für Webshops. Bist du dir unsicher, welche Größe oder Menge zu deinem Volumen passt? Schreibe gerne an info@verpakkingdeals.nl — dann denken wir mit dir mit, bevor du bestellst.