Einen Elternabend, eine ALV oder eine Teamsitzung organisieren: Was legst du auf den Tisch?

Es ist Viertel vor acht, der Saal füllt sich, und dann stellt sich heraus, dass kein Stift für die Anwesenheitsliste da ist. Jemand geht für Becher in die Küche, ein anderer sucht einen Filzstift für das Flipchart-Blatt, und die Versammlung beginnt zehn Minuten später als geplant. Nichts Dramatisches, aber es passiert jedes Mal wieder.

September und Oktober sind die Monate, in denen dies am häufigsten vorkommt: Elternabende, Mitgliederversammlungen, Teambuilding-Sitzungen nach den Ferien, Informationsabende und Kurse beginnen alle gleichzeitig. Nachfolgend eine konkrete Liste dessen, was auf den Tisch gehört, unterteilt nach dem, was Sie davor, während und danach benötigen.

Der Tisch selbst: vier Dinge, die immer benötigt werden

Unabhängig von der Art der Versammlung kommen Sie immer auf dieselben vier Kategorien hinaus: etwas zum Schreiben, etwas zum Aufschreiben, etwas zu trinken und etwas zum Aufräumen.

Schreibgeräte sind immer knapp. Rechnen Sie mit einem Stift für zwei Teilnehmer, denn die meisten bringen zwar ihren eigenen Stift mit, aber nicht alle. Ein Set aus 10 Topwrite-Kugelschreibern kostet 2,00 € — günstig genug, um eine Handvoll davon auf den Tisch zu legen, ohne dass es wehtut, wenn drei davon mit nach Hause gehen. Für eine größere Gruppe gibt es Top-Write-Kugelschreiber im 10er-Set für 4,00 €.

Filzstifte sind eine eigene Kategorie. Für ein Whiteboard oder Flipchart benötigen Sie eine dickere Spitze als für Papier. Filzstifte/Marker im 4er-Set kosten 4,00 €. Wenn Sie etwas beschriften müssen, das nicht wieder abgewischt werden muss — Namensschilder, Kartons, Klebeband — dann sind permanente Marker, 5 Stück für 4,00 € die richtige Wahl oder die permanenten Textmarker, 5 Stück in 3 Farben für 4,95 €. Legen Sie sie nicht durcheinander auf den Tisch: Jemand nimmt garantiert den permanenten Stift für das Whiteboard.

Wenn Sie schnell etwas in einem herumgereichten Dokument markieren möchten, liegen Textmarker im 4er-Set (€ 4,00) bereit.

Papierkram: Anwesenheitsliste, Tagesordnung und Unterschriften

Bei einer Mitgliederversammlung oder einem Elternabend werden fast immer Dokumente herumgereicht. Drei Dinge, die das reibungsloser machen.

Erstens: nicht lose. Ein Heftgerät mit 500 Heftklammern (€ 8,95) verhindert, dass die Tagesordnung und der Anhang bei Teilnehmer Nummer sieben auseinanderfallen. Wenn die Heftklammern ausgehen, sind 3.000 Heftklammern für 2,60 € erhältlich.

Zweitens: etwas, mit dem man gerade Linien ziehen und Blätter sauber abreißen kann. Ein 30-cm-Lineal kostet 4,00 €.

Drittens: Klebeband. Zum Aufhängen einer Teilnehmerliste oder eines Schildes am Eingang ist Scotch Crystal Tape von 3M, 2 Stück (€ 6,00) geeignet, da es nahezu unsichtbar ist. Ein Klebebandhalter mit den Maßen 17 x 7 x 7,2 cm (€ 6,00) verhindert das Suchen nach dem Anfang der Rolle. Wenn etwas an die Wand muss, ohne dass Sie Löcher machen — Sie befinden sich oft in einem gemieteten Raum — dann sind selbstklebende Haken mit 6 x 6 cm, 10 Stück (€ 5,95) eine Option. Testen Sie zuerst einen an einer unauffälligen Stelle und entfernen Sie sie nach dem Treffen wieder.

Gehen Briefe, Einverständniserklärungen oder Einladungen mit nach Hause? Weiße Briefumschläge mit 156 x 220 mm, 500 Stück kosten 3,00 € und Grußkartenumschläge im gleichen Format 2,95 € pro 500 Stück. Für diesen Preis können Sie problemlos einen Vorrat anlegen, der für die ganze Saison reicht.

Kaffee, Wasser und Hygiene

Bei einem Treffen von einer Stunde oder länger möchten Sie etwas zu trinken anbieten können, ohne dass während der Besprechung jemand mit einem Tablett herumläuft.

Einwegbecher sind hier die pragmatische Wahl, besonders in einem gemieteten Raum, in dem Sie nicht wissen, ob es eine Spülmaschine gibt. Kaffeebecher mit 150 ml im 100er-Pack kosten 14,95 €. Rechnen Sie mit zwei Bechern pro Person für einen zweistündigen Abend. Wenn Sie einen eigenen Raum haben und das Treffen regelmäßig stattfindet, ist ein Set Tassen auf Dauer günstiger und angenehmer — aber dann muss auch jemand abwaschen.

Seit einigen Jahren steht auf den meisten Besprechungstischen auch eine Flasche Handdesinfektionsgel. Desinfizierendes Handgel mit 70 % Alkohol in 150 ml kostet 2,95 € und passt auf den Tisch; die 500-ml-Flasche (€ 4,95) ist am Eingang sinnvoller. Organisieren Sie häufiger oder für größere Gruppen, dann gibt es einen 5-Liter-Kanister für 14,95 €, mit dem Sie kleinere Flakons nachfüllen können.

Etwas zum Knabbern auf dem Tisch sorgt für eine lockere Atmosphäre. Gefriergetrocknete Apfelringe kosten 5,99 € pro Packung und krümeln nicht auf die anderen Stücke.

Alles transportieren und wieder aufräumen

Wer die Sachen in einen Saal mitnimmt, kennt das Problem: Man schleppt mit vier einzelnen Taschen herum und am Ende fehlt immer etwas.

Arbeiten Sie mit einer festen Kiste, die nur für Treffen gedacht ist. Eine Umzugskiste mit 480 x 430 x 330 mm (€ 3,50, 50 Liter) ist groß genug für Becher, Stifte, Papier und ein Verlängerungskabel. Für ein kleineres Set reicht eine Kartonversandbox mit 15 x 15 x 15 cm (€ 1,99). Schreiben Sie mit einem permanenten Marker an die Seite, was hineingehört, und überprüfen Sie die Liste beim Einpacken und beim Aufräumen.

Auf dem Tisch hält ein Schreibtisch-Organizer mit Handyhalter (€ 5,00) Stifte und Filzstifte zusammen, sodass Sie am Ende auf einen Blick sehen, was fehlt. Und um Kartons zu öffnen, ohne Ihre Schlüssel zu benutzen: Ein Set aus 8 Werkstattmessern kostet 4,95 €.

Eine kurze Checkliste

1. Stifte: einen für zwei Teilnehmer, plus fünf Ersatz.
2. Filzstifte: ein separates Set für das Whiteboard und ein separates Set permanenter Marker.
3. Anwesenheitsliste gedruckt und bereit, mit Ersatzheftklammern.
4. Becher: zwei pro Person, plus Handdesinfektionsgel am Eingang.
5. Klebeband und Haken für Schilder, sofern Sie sie nach dem Treffen wieder entfernen.
6. Eine Kiste mit allem darin und eine Liste an der Seite.

Nachbestellen für die Saison

Schreibgeräte, Heftgeräte und Büroartikel finden Sie unter Büroartikel und Office Essentials. Stifte und Marker finden Sie gebündelt unter Schreiben und Handlettering, und die Kartons, um alles zu transportieren, unter Verpacken & Versenden.

Organisieren Sie mehrere Abende pro Saison und möchten Sie für die ganze Reihe auf einmal einkaufen? Senden Sie die Anzahl der Teilnehmer und die Anzahl der Treffen an info@verpakkingdeals.nl — dann helfen wir Ihnen bei der Berechnung der Mengen.