Falsch oder unvollständig versendet? So vermeidest du Pickfehler in deinen Paketen

Die Nachricht kommt meist drei Tage nach dem Versand: „Ich habe zwei Sets bestellt, aber im Karton war nur eins.“ Du bist dir nicht mehr sicher. An dem Nachmittag hast du sechzig Pakete gepackt, alle ungefähr gleich, und hast keinen Beleg dafür, was in Karton Nummer 41 war. Also schickst du das zweite Set nach, zahlst noch einmal Versandkosten und wirst das ungute Gefühl nicht los: War es nun richtig oder nicht?

Ein Kommissionierfehler ist nicht deshalb teuer, weil der Artikel teuer ist. Er ist teuer, weil du zweimal versendest, zweimal Kundenkontakt hast und riskierst, etwas nachzuschicken, das tatsächlich schon versendet wurde. Die gute Nachricht: Die meisten Kommissionierfehler passieren in drei typischen Situationen, und alle drei lassen sich mit Dingen vermeiden, die wahrscheinlich ohnehin schon auf deinem Packtisch liegen.

Wo es schiefgeht: drei Situationen

Wenn du eine Weile an deiner eigenen Packstation zuschaust, siehst du, dass Fehler fast immer in dieselben Kategorien fallen.

• Verwechslungen am Regal. Zwei Varianten, die gleich aussehen, stehen nebeneinander. Farbe, Größe oder Inhalt unterscheiden sich, die Verpackung nicht.
• Stückzahlen. In der Bestellung steht 2x, du packst aber nur eins ein, weil du gedanklich schon beim nächsten Paket bist.
• Vergessene Beigabe. Das lose Zubehörteil, das Gratisgeschenk oder der zweite Artikel aus einer anderen Ecke deines Lagers bleibt liegen.

Alle drei haben dieselbe Ursache: Zwischen „Einpacken“ und „Zukleben“ gibt es keinen Moment, in dem du noch einmal nachsiehst. Diesen Moment schaffst du jetzt.

Verwechslungen unmöglich machen

Fehler zu vermeiden ist günstiger, als sie aufzuspüren. Fang bei deinem Lagerbestand an. Ähnliche Varianten sollten nicht nebeneinander stehen, und du solltest sie erkennen können, ohne die Schachtel umzudrehen.

Eine Preisauszeichnungszange eignet sich dafür erstaunlich gut. Du verwendest sie dann nicht für Preise, sondern für deine eigenen Codes: einen kurzen Variantencode oder eine interne Nummer auf jeder Verpackung. Eine Preisauszeichnungszange MX-5500 Rot mit 5500 Etiketten und 2 Tintenrollen kostet ab 24,95 € und enthält bereits einen ordentlichen Vorrat an Etiketten. Wenn diese aufgebraucht sind, kannst du Preisetiketten Weiß für Preisauszeichnungszange MX-5500 – 5000 Stück ab 9,95 € nachbestellen. Wenn du Kategorien voneinander unterscheiden möchtest, gibt es auch Preisetiketten für Preisauszeichnungszangen in 6 Farben – 500 Stück ab 2,95 €: Eine Farbe pro Produktgruppe ist schneller, als Text zu lesen.

Zwei einfache Regeln helfen außerdem enorm. Stelle Varianten desselben Produkts niemals nebeneinander, sondern übereinander oder in getrennte Behälter. Und lege Bestseller an den Platz, den du am einfachsten erreichst, nicht dorthin, wo gerade zufällig Platz war.

Ein Kontrollmoment, der wirklich funktioniert

Die meisten Onlineshops „kontrollieren“, indem sie noch einmal in den Karton schauen. Das funktioniert nicht, denn du siehst, was du zu sehen erwartest. Was funktioniert, ist eine Handlung, die dich zum Zählen zwingt.

1. Lege alle Artikel neben den Karton, nicht hinein.
2. Lies den Lieferschein laut vor oder zeige Zeile für Zeile darauf, und tippe jeden Artikel an, während du ihn in den Karton legst.
3. Erst wenn du die letzte Zeile abgehakt hast, greifst du zum Klebeband.

Klingt übertrieben, dauert aber nur etwa acht Sekunden pro Paket. Bei hundert Paketen sind das fünfzehn Minuten. Eine nachgesendete Bestellung kostet dich schnell mehr.

Wiegen als Sicherheitsnetz

Wenn du viele identische Bestellungen bearbeitest, ist das Gewicht eine günstige zweite Kontrolle. Notiere einmal das Gewicht eines vollständigen Pakets und wiege danach stichprobenartig. Weicht das Gewicht um mehr als ein paar Gramm ab, stimmt etwas nicht. Für kleine Artikel reicht schon eine Mini-Präzisionswaage im Taschenformat ab 12,00 €; für schwerere Pakete genügt eine normale Küchenwaage.

Versiegeln: Beweis, dass das Paket verschlossen war

Bei einer Diskussion über einen fehlenden Artikel geht es letztlich um die Frage: Wurde das Paket unterwegs geöffnet? Dagegen kannst du etwas tun, bevor es so weit kommt.

Verschließe die Naht deines Kartons mit einem durchgehenden Streifen Klebeband und bringe darüber ein Sicherheitssiegel an. Sicherheitssiegel-Aufkleber VOID – 60 Stück kosten ab 9,95 €; wenn jemand versucht, ein solches Siegel abzulösen, bleibt der Schriftzug sichtbar auf dem Karton zurück. Du musst sie nicht auf jedes Paket kleben: Bei Bestellungen über einem bestimmten Betrag oder Sendungen an Adressen, bei denen es schon einmal Probleme gab, sind sie bereits sehr nützlich.

Zum Verkleben selbst: Arbeite mit einem Abroller statt mit losen Rollen, denn das spart Handgriffe und schiefe Nähte. Ein Kinzo Klebebandabroller mit 2 Rollen kostet ab 9,95 €, und mit 6 Rollen Klebeband, 48 x 66 mm ab 21,00 € bist du eine Weile versorgt.

Verpackungen wählen, in denen nichts verrutschen kann

Ein Teil der Meldungen „Es hat etwas gefehlt“ geht nicht auf einen Kommissionierfehler zurück, sondern auf einen Verpackungsfehler: Ein kleiner Artikel bleibt unter dem Füllmaterial liegen und landet zusammen mit dem Karton im Altpapier. Zwei Dinge helfen.

Wähle erstens einen passenden Karton. Für flache Bestellungen lassen sich Versandkartons für den Briefkasten besonders gut verarbeiten: Recycelter Versandkarton für den Briefkasten 180 x 115 x 28 mm (A6) – Bündel mit 100 Stück ab 17,95 € oder die nächstgrößere Größe, der Recycelte Versandkarton für den Briefkasten 255 x 160 x 28 mm (A5+) – Bündel mit 100 Stück ab 24,00 €. Für voluminösere Bestellungen eignet sich ein Würfelkarton wie der Versandkarton 15 x 15 x 15 cm – Weiß ab 1,99 €.

Verpacke zweitens kleine Einzelteile separat, damit sie sichtbar bleiben. Ein Metallisch glänzender Luftpolsterumschlag 22 x 17 cm ab 0,90 € fällt im Karton auf und verschwindet nicht zwischen dem Füllmaterial. Wenn du lose Folie verwendest, nimm nur so viel wie nötig: Eine Rolle Luftpolsterfolie 500 mm x 500 m ab 12,95 € hält lange, wenn du damit nur zerbrechliche Teile umwickelst und sie nicht als Bodenfüllung verwendest.

Und wenn doch etwas schiefgeht

Gehe im Kundenkontakt davon aus, dass du das Problem löst, statt darauf zu bestehen, dass du im Recht bist. Als Verkäufer bist du für die Lieferung verantwortlich, bis das Produkt bei deinem Kunden angekommen ist; die ACM erklärt auf acm.nl, was bei Lieferung und Zustellung genau von dir erwartet wird. Wenn du dir in deiner konkreten Situation unsicher bist, informiere dich dort oder lass dich beraten.

Was du tun kannst, ist eine bessere Dokumentation. Notiere zu jeder Meldung die Bestellnummer, den Artikel und das Datum. Wenn du nach zwei Monaten feststellst, dass drei von fünf Meldungen dasselbe Produkt betreffen, ist das kein Zufall, sondern eine leicht zu verwechselnde Variante oder ein schlecht erreichbarer Regalplatz. Das löst du am Regal, nicht in deinem Postfach.

Checkliste für neben deinen Packtisch

Fang klein an: Schon der Schritt „Artikel neben den Karton legen“ beseitigt einen Großteil der Fehler bei den Stückzahlen. Die übrigen Maßnahmen kannst du ergänzen, wenn du merkst, wo es in deinem Shop hakt.

Alles, was du dafür brauchst, findest du bei Verpacken & Versenden, flache Formate unter Versandverpackungen für den Briefkasten, Verschlussmaterial unter Klebeband und Aufkleber & Klebebänder und größere Mengen unter Vorteilspackungen für Onlineshops. Du weißt nicht, welches Kartonformat zu deinen Bestsellern passt oder wie viel du für den Herbst auf Vorrat kaufen solltest? Schick deine Maße und Stückzahlen an info@verpakkingdeals.nl, dann kalkulieren wir das gemeinsam.