Post und Pakete versenden für einen Verein, eine Schule oder ein Team

Auf dem Küchentisch des Schriftführers liegen 80 Briefe für die Mitgliederversammlung, ein Stapel Umschläge aus dem Supermarkt und eine Rolle Klebeband, die in der Mitte reißt. Zwei Stunden später ist der Stapel auf dem Weg, aber es sind auch zwölf Umschläge ruiniert und niemand weiß, was es gekostet hat. Dieses Muster wiederholt sich in tausenden Vereinen, Schulen, Chören und Sportclubs: Post zu versenden ist keine Kernaufgabe, also wird jedes Mal improvisiert.

Das muss nicht sein. Ein Verein, der ein paar Mal im Jahr etwas verschickt — eine Einladung, ein Vereinsheft, bestellte T-Shirts, ein Dankeschön an Sponsoren — braucht nur ein kleines, festes Set an Materialien. Im Folgenden wird erklärt, wie du dieses Set zusammenstellst und was es pro Stück kostet.

Fang mit Zählen an, nicht mit Bestellen

Bevor du etwas in den Warenkorb legst, notiere drei Zahlen:

• Wie viele Adressen stehen in deiner Mitgliederdatei oder Sponsorenliste?
• Wie oft im Jahr geht etwas an diesen gesamten Bestand? Zwei Mal oder zehn Mal?
• Was kommt hinein — lose Blätter, ein Heft oder etwas mit Dicke wie ein Schlüsselanhänger, ein Anstecker oder ein T-Shirt?

Ein Verein mit 120 Mitgliedern, der zweimal im Jahr etwas verschickt, verbraucht 240 Umschläge. Dann ist eine Packung mit 500 Stück ein Vorrat für zwei Jahre und keine Verschwendung. Eine Schule, die monatlich etwas mitgibt, kommt schnell auf 1.000 Stück. Diese beiden Situationen erfordern einen anderen Einkauf, und genau da geht meistens etwas schief: Es wird zu klein eingekauft zu einem hohen Preis pro Stück, oder zu groß für etwas, das nur einmal stattfindet.

Umschlag oder Karton? Achte auf die Dicke, nicht auf das Gewicht

Die meisten Menschen entscheiden nach Gefühl. Praktischer ist eine einfache Regel: Solange der Inhalt flach ist und sich biegen lässt, passt er in einen Umschlag. Sobald etwas enthalten ist, das sich nicht biegen lässt, brauchst du einen Karton.

Für flache Drucksachen eignet sich die Standard-C-Reihe. Ein einmal gefaltetes A4-Blatt ergibt A5 (210 × 148 mm) und passt in einen C5-Umschlag von 162 × 229 mm. Zweimal gefaltet wird es A6 (105 × 148 mm) und passt in einen C6-Umschlag von 114 × 162 mm. Möchtest du nicht falten — bei einem Programmheft oder Zertifikat sieht das ordentlicher aus —, dann benötigst du einen Umschlag, der das gesamte A4-Blatt aufnimmt.

Was verschickst du	Was passt	Produkt	Preis
Brief, 1–3 Blätter A4 gefaltet	C6, 114 × 162 mm	C6 Umschlag Weiß 114x162mm 50 Stück	€ 4,00
Brief oder Heft, A5-Format	C5, 162 × 229 mm	C5 Umschlag Weiß 162x229mm 25 Stück	€ 4,95
Schmaler Brief, langformatig	C5/C6, 114 × 229 mm	C5/C6 Umschlag Weiß 114x229mm 25 Stück	€ 4,00
Großes Mailing, hunderte Adressen	156 × 220 mm	Umschläge Weiß 156x220 mm - 500 Stück	€ 3,00
Karten und Einladungen	156 × 220 mm	Grußkarten-Umschläge 156x220 mm - 500 Stück	€ 2,95

Achte auf den Preisunterschied pro Stück. Diese 500 weißen Umschläge kosten € 3,00 — das sind € 0,006 pro Umschlag. Die C6-Packung mit 50 Stück kostet € 4,00, also € 0,08 pro Stück: dreizehnmal so viel. Für ein einmaliges Mailing von dreißig Briefen macht das keinen Unterschied. Für einen Verein, der jedes Quartal etwas verschickt, schon.

Ist es dick? Dann ein Briefkastenkarton

Sobald du einen Anstecker, einen Schlüsselanhänger, einen Schlüssel oder ein kleines Heft beilegst, reißt ein Papierumschlag oder der Inhalt kommt beschädigt an. Ein Briefkastenkarton aus Pappe löst das Problem. Der Recycelte Briefkastenkarton 180 × 115 × 28 mm (A6), Bündel 100 Stück kostet € 17,95 — also € 0,18 pro Karton. Für größeren Inhalt gibt es die A5+-Variante von 255 × 160 × 28 mm, Bündel 100 Stück für € 24,00.

Beide sind bewusst flach gehalten: Briefkastensendungen haben bei Versandanbietern eine maximale Dicke, und ein Briefkastenkarton ist genau darauf ausgelegt. Überprüfe die aktuellen Maße und Tarife immer beim genutzten Versanddienstleister, da sich diese ändern können.

Muss etwas Weiches und Zerbrechliches mit — eine Medaille, ein USB-Stick, ein Pin auf einer Karte — dann ist ein Luftpolsterumschlag Metallic Hellblau 20x26 cm für € 0,90 pro Stück eine gute Zwischenlösung.

Größere Sendungen: Trikots, Materialien und Dinge an einen anderen Ort

Vereine verschicken nicht nur Post. Trikots gehen zu einem Auswärtsspiel, Dekoration in eine andere Halle oder eine Materialkiste an ein Vorstandsmitglied. Dafür eignet sich ein normaler, stabiler Karton: der Umzugskarton 480 × 430 × 330 mm mit 50 Litern kostet € 3,50 und ist groß genug für einen kompletten Trikotsatz.

Zukleben sollte man nicht mit Büro-Klebestreifen. Für Kartons benötigst du Packband von 48 mm Breite. Eine einzelne Rolle KINZO Packband 50 Meter x 48 mm kostet € 3,00. Wenn du häufiger verschickst, ist Packband 6 Rollen 48x66mm für € 21,00 wirtschaftlicher, und für einen sehr großen Verein gibt es den Karton mit 36 Rollen Packband 48x66 mm für € 108,00 — das sind € 3,00 pro Rolle. Ein Kinzo Klebebandabroller mit 2 Rollen für € 9,95 spart bei einem Stapel Kartons eine Menge Gefummel und eingerissene Enden.

Vier kleine Dinge, die den Unterschied machen

1. Nummeriere deine Sendungen. Klebe auf jeden Karton oder Umschlag einen farbigen Aufkleber je Bestimmungsort. Eine Rolle Preisetiketten für Auszeichner - 6 Farben - 500 Stück kostet € 2,95 und eignet sich prima als Farbcode für "Team 1", "Team 2", "Sponsoren".
2. Versiegle Wertvolles. Wenn Mitgliedsbeitrags-Zettel, Lose oder Tickets mitgeschickt werden, zeigt ein Sicherheitssiegel VOID (60 Stück, € 9,95), ob jemand die Sendung unterwegs geöffnet hat.
3. Nicht durch den Falz heften. Eine Heftklammer im gefalteten Brief reißt den Umschlag von innen auf. Wenn du Blätter zusammenhalten willst, hefte sie in der Ecke — eine Schachtel Heftklammern 3000 Stück kostet € 2,60.
4. Lagere den Vorrat an einem Ort. Nicht zu Hause beim Kassierer und teilweise im Vereinsheim. Ein Schrank, eine Person, die den Bestand verwaltet.

Was kostet es eigentlich?

Rechne es einmal aus, dann musst du nie wieder schätzen. Ein Mailing mit 120 Briefen in den großen Umschlägen: 120 × € 0,006 = etwa € 0,72 an Umschlägen. Dieselben 120 Sendungen als Briefkastenkarton: 120 × € 0,18 = € 21,60. Hinzu kommen die Portokosten, die bei fast jedem Verein den größten Teil der Rechnung ausmachen. Genau deshalb ist die Frage "geht das auch flach?" fast immer die billigste Frage, die du stellen kannst.

Bist du dir bei der Größe oder Menge unsicher? Sieh dir die Umschläge, die Briefkastenverpackungen, das Klebeband und die Vorteilspackungen für größere Mengen an. Wenn du nicht weißt, welches Format zu eurem Mailing passt, schick einfach die Maße und die Stückzahl an info@verpakkingdeals.nl — dann rechnen wir das für dich durch.