Geburtstage und Aufmerksamkeiten bei der Arbeit: ein Schrank, eine Liste und niemand wird vergessen

Es ist Viertel vor zehn, und jemand vom Büro steht beim Supermarkt um die Ecke, um einen Kuchen zu kaufen, während der Jubilar bereits im Büro sitzt. Die Karte geht drei Schreibtische weiter herum, halb vergraben unter einer Mappe. Es gibt keinen Stift, der schreibt. Und der Kollege, der letzten Monat Geburtstag hatte, hat überhaupt nichts bekommen, weil er diese Woche von zu Hause aus gearbeitet hat.

Das geht nicht schief, weil es niemandem Spaß macht. Es geht schief, weil es keine Absprache und keinen Vorrat gibt. Wer es einmal richtig organisiert, verliert den Rest des Jahres nur noch fünf Minuten pro Geburtstag dafür. Nachfolgend erfährst du, wie du das aufbaust: ein Kasten, eine Liste und ein paar Dinge, die du in großen Mengen kaufst, statt jedes Mal einzeln.

Warum es jedes Mal wieder schiefgeht

Fast immer sind drei Probleme hintereinander die Ursache. Erstens weiß niemand genau, wann wer Geburtstag hat, also erfährst du es erst morgens. Zweitens wurde kein Budget vereinbart, also schenkt der eine eine Tafel Schokolade und der andere einen Blumenstrauß. Und drittens liegt nichts bereit: keine Karte, kein Umschlag, keine Kerze, keine Schachtel.

Das dritte Problem lässt sich am einfachsten lösen und macht sofort den größten Unterschied. Wenn ein Kasten im Büro steht, in dem alles drin ist, verschwindet die morgendliche Panik von selbst. Der Rest ergibt sich dann.

Was in den Kasten gehört

Halte es klein. Du brauchst keine Party-Ausstattung, sondern eine Handvoll Dinge, die nicht verderben und die du auf einmal einkaufst.

• Kerzen mit dem richtigen Namen. Kerzen mit Namen für den Geburtstag kosten 1,00 € pro Stück und sind in hundert Namen erhältlich. Kaufe die Namen deiner festen Kollegen auf einmal, dann musst du am Tag selbst nur noch einen Kuchen besorgen.
• Etwas für die Wand oder den Schreibtisch. Eine LED-Ballon-Packung mit 5 Stück kostet 2,95 €. Sie leuchten auch in einer dunklen Ecke des Büros und halten länger als eine Girlande, die du nur einmal aufklebst.
• Karten und Umschläge. Karten-Umschläge 156 × 220 mm in einer Schachtel mit 500 Stück kosten 2,95 €. Das reicht für Jahre. Wer lieber einen neutralen Umschlag hat: weiße Umschläge 156 × 220 mm, 500 Stück für 3,00 €.
• Ein Stift, der schreibt. Klingt banal, aber die Hälfte des Ärgers um eine Karte entsteht dadurch. Ein Set aus Textmarker und Filzstiften, 4 Stück kostet 4,00 € und bleibt in der Schachtel liegen.
• Eine Schachtel für das Geschenk. Eine luxuriöse Geschenkbox von 9 × 9 cm kostet 7,99 €, eine Geschenkbox in Marmoroptik von 8 × 5 cm 6,99 €. Zwei oder drei auf Lager sind genug.

Das ist die Basis. Alles zusammen kostet weniger als 25 €, und du hast für ein Jahr oder länger genug.

Die Liste: Wer kümmert sich um was

Ein Vorrat ohne Absprache läuft trotzdem ins Leere, denn dann wartet jeder auf den anderen. Leg drei Dinge fest und notiere sie auf Papier im selben Kasten.

1. Ein Kalender mit Geburtstagen. Digital ist in Ordnung, aber hänge auch ein ausgedrucktes Blatt dazu. Ein Kalendereintrag, der drei Tage vorher abläuft, funktioniert besser als ein Eintrag am Tag selbst.
2. Eine Person pro Monat. Nicht eine feste Person für das ganze Jahr, denn das wird immer derselbe Kollege. Verteile die Monate und schreibe die Namen dazu.
3. Ein fester Betrag. Vereinbart, wie viel das Geschenk kosten darf und ob jeder mitbezahlt oder ob es aus einer gemeinsamen Kasse kommt. Ohne diesen Betrag entstehen Ungleichheiten und unangenehme Situationen.

Was du für den jeweiligen Anlass ergänzt

Ein Geburtstag ist nicht dasselbe wie ein Abschied oder ein Jubiläum, aber der Unterschied liegt meist nur im Geschenk und im Anlass. Die Dekoration kommt aus derselben Schachtel.

Anlass	Aus der festen Schachtel	Was du dazu holst
Geburtstag	Kerze, Karte, Ballons	Kuchen oder etwas Kleines, 10 € bis 15 €
Neuer Kollege	Karte	Etwas für den Schreibtisch, kein persönliches Geschenk
Abschied oder Jubiläum	Karte, Schachtel	Gruppengeschenk, vorher Geld sammeln
Erreichte Meilenstein im Team	Ballons	Etwas für alle, nicht für eine Person

Für das Letzte funktioniert ein Augenzwinkern besser als ein echtes Geschenk. Ein goldener Award-Pokal von 15 × 5 cm kostet 12,95 € und kann jahrelang von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht werden. Sechs Shotgläser von 60 ml für 3,00 € sind praktisch, wenn am Ende des Tages auch angestoßen wird.

Ein Geschenk, das auf jeden Schreibtisch passt

Wenn du etwas suchst, das fast niemand schon hat und das auch wirklich benutzt wird, landest du meist bei einer Tasse. Eine Keramiktasse mit Thermoeffekt von 470 ml kostet 5,00 € und verändert sich, wenn heißer Kaffee hineingegossen wird. Für einen Kollegen mit einem besonderen Geschmack gibt es Varianten wie die Crypto-Meme-Tasse von 300 ml oder die Squid-Game-Tasse von 325 ml, beide 8,00 €. Wähle aber etwas, das zu dem passt, was du über jemanden weißt, nicht etwas, von dem du denkst, dass es lustig ist.

Die Karte unterschreiben lassen, ohne dass der Jubilar es sieht

Dies ist der Schritt, bei dem es in einem Büro, in dem die Leute teilweise von zu Hause aus arbeiten, am häufigsten schiefgeht. Zwei Wege, die funktionieren:

• Lass die Karte eine Woche früher herumgehen. Stecke sie in einen Umschlag mit einem Geldschein darauf und gib sie an die nächste Person weiter. Lege sie nicht hin, sondern gib sie persönlich weiter, sonst bleibt sie liegen.
• Versende sie, wenn jemand nicht im Büro ist. Eine Karte mit etwas Kleinem passt in einen metallischen Luftpolsterumschlag von 22 × 17 cm für 0,90 € pro Stück. Der schützt ausreichend und sieht nicht wie eine geschäftliche Sendung aus.

Für Kollegen, die hauptsächlich unterwegs sind, ist ein Set aus 5 Schlüsselanhängern mit Pfeife für 7,95 € eine praktische Umsetzung von diesem „etwas Kleinen“ — du hast sofort fünf davon, und der Rest geht zurück in die Schachtel.

Was du gerade nicht auf Lager legst

Nicht alles ist praktisch, wenn man es im Voraus kauft. Essen und Trinken verderben oder gehen aus, ohne dass jemand es bemerkt. Heliumballons sind am nächsten Tag schlapp. Und Geschenke auf Lager zu kaufen, „weil sie im Angebot waren“, führt fast immer zu einem Berg an Dingen, die niemand wagt, jemandem zu schenken.

Halte die Schachtel daher bewusst klein: Dekoration, Schreibmaterial, Verpackung. Das Geschenk selbst kaufst du jedes Mal neu, mit dem vereinbarten Betrag und mit der jeweiligen Person im Sinn.

Zweimal im Jahr auffüllen

Trage in den Kalender ein, dass jemand im Januar und im August die Schachtel öffnet und zählt, was noch drin ist. Das sind die beiden Momente, in denen es ruhig genug ist. Schau dir den Kalender für die kommenden Monate an, zähle die Geburtstage und fülle auf. Mehr Pflege braucht es nicht.

Der Unterschied zu dem, wie es jetzt läuft, ist nicht, dass du mehr organisieren musst. Es ist, dass du es einmal organisierst, statt zwölfmal morgens um Viertel vor zehn.

Alles an einem Ort bestellen

Die Artikel aus diesem Beitrag sind über mehrere Kategorien verteilt: Büromaterial für Schreibmaterial und Umschläge, Partyartikel für Kerzen und Ballons, Tassen für Geschenke, die tatsächlich benutzt werden, Geschenkverpackung & Geschenkboxen für Schachteln und Umschläge für Karten und kleine Sendungen. Bestellst du für ein Team oder eine ganze Abteilung und möchtest wissen, was sich für den Großhandel eignet oder wie die Lieferzeit ist? Dann schreibe eine E-Mail an info@verpakkingdeals.nl — dann schauen wir uns deine Liste gemeinsam an.