Kurz und knapp: So organisierst du deine Sendungen rund um einen Urlaub oder Feiertage

Die nervigste Bestellung des Jahres ist die eine, die am Freitagabend reinkommt, bevor du für eine Woche weg bist. Der Kunde hat bezahlt, du sitzt im Auto, und das Paket liegt auf deiner Werkbank, bis du zurückkommst. Was dann folgt, ist eine E-Mail mit „Ist meine Bestellung schon rausgegangen?“, und ein Kunde, der sich beim nächsten Mal überlegt, ob er noch einmal bei dir bestellt.

Jeder Webshop und jeder kleine Verkäufer macht ein paar Mal im Jahr dicht: ein Urlaub, eine Renovierung, Krankheit, eine lange Weihnachtsferie. Der Unterschied zwischen einer Schließung, die niemand bemerkt, und einer Schließung, die dich deine Bewertungen kostet, liegt fast vollständig darin, was du in den zwei Wochen davor regelst. Hier ist die Reihenfolge.

Schritt 1: Bestimme deinen letzten Versandtag, nicht deinen letzten Arbeitstag

Die beiden sind nicht dasselbe, und genau da geht es meistens schief. Dein letzter Versandtag ist der Tag, an dem ein Paket tatsächlich noch aus der Tür geht und von deinem Versanddienstleister abgeholt oder angenommen wird. Wenn du am Freitag um fünf Uhr deinen letzten Karton zuklebst, die Abgabestelle aber um vier Uhr schließt, war dein letzter Versandtag Donnerstag.

Arbeite daher rückwärts vom Schließungstag:

• Letzter Tag der Annahme — prüfe die aktuellen Öffnungszeiten und die spätesten Abgabezeiten deines eigenen Versanddienstleisters; diese weichen rund um Feiertage vom Normalfall ab.
• Einen Arbeitstag Puffer — für Bestellungen, die abends reinkommen und die du am nächsten Morgen verpackst.
• Dein spätester Bestelltermin — das ist das Datum, das du kommunizierst. Setze es mindestens einen Tag vor deinen letzten Abgabezeitpunkt.

Kommuniziere ein Datum und halte dich daran. „Bestellungen nach dem 18. Dezember werden ab dem 2. Januar versandt“ ist klarer als „Rund um die Feiertage kann die Lieferung länger dauern“ — letzteres sagt nämlich nichts aus und Kunden lesen darin, was sie lesen wollen.

Schritt 2: Zähle deinen Verpackungsmaterialvorrat, nicht nur deine Produkte

Vor einer Schließung bestellst du normalerweise ordentlich deine Produkte nach. Was die Leute vergessen, ist, dass ein Ansturm vor einer Schließung auch ein Ansturm auf Kartons, Klebeband und Füllmaterial ist. Zwei Tage vor deiner Abreise ohne Klebeband dazustehen, ist ein nervigeres Problem, als es klingt, denn eine halbe Rolle holt man sich nicht mal eben beim Nachbarn.

Gehe diese Liste durch und zähle, was da liegt:

• Klebeband. Rechne mit etwa einem Meter Klebeband pro Karton, wenn du die Naht und die Seiten zuklebst. Eine Rolle KINZO Verpackungsband 50 Meter x 48 mm (€ 3,00) reicht also für ungefähr fünfzig Pakete. Für kleinere Arbeiten und das Zukleben von Beuteln und Umschlägen liegt Scotch Crystal Tape von 3M, 2 Stück (€ 6,00) auf dem Tisch, und für dunkle Verpackungen Kinzo-Klebeband Schwarz 10 Meter x 48 mm (€ 3,00).
• Kartons in deinen zwei meistgenutzten Größen. Nicht alle Größen — die beiden, in die achtzig Prozent deiner Bestellungen passen.
• Füllmaterial. Eine Noppenfolie Rolle 500 mm x 500 m (€ 12,95) hält lange, aber wenn sie mitten in deinem Ansturm ausgeht, stehst du still.
• Siegel oder Verschlussaufkleber, falls du sie verwendest. Sicherheitsiegel-Aufkleber VOID, 60 Stück (€ 9,95) zeigen, ob ein Paket unterwegs geöffnet wurde — praktisch gerade in einer Zeit, in der du selbst nicht nachfragen kannst, was passiert ist.

Bestelle das mit großem Vorlauf vor deiner Schließung, nicht zwei Tage vorher. Dein Lieferant hat in derselben Zeit nämlich auch viel zu tun.

Schritt 3: Lege einen Vorrat an vorgefalteten Kartons bereit

Wenn du weißt, dass du in den letzten Tagen wenig Zeit hast, verlege die Arbeit nach vorne. Falte einen Stapel Kartons schon mal auf, klebe die Böden zu und stelle sie bereit. So sparst du dir in der letzten Woche eine Stunde.

Für kleine Artikel sind Briefkastenkartons dafür am besten geeignet, weil sie flach ankommen und in Bundles geliefert werden: der Recycelte Briefkastenkarton 180 x 115 x 28 mm (A6) in einem Bundle von 100 Stück kostet € 17,95 und das A5+-Format von 255 x 160 x 28 mm, ebenfalls 100 Stück € 24,00. Für voluminösere Arbeiten steht der Karton-Versandkarton 15x15x15 cm (€ 1,99) bereit, und für flache Geschenksendungen der Schwarze Versandkarton 15x10x4 cm (€ 1,99).

Versendest du hauptsächlich kleine, unzerbrechliche Artikel, dann gehen Luftpolster-Umschläge Metallic 22x17 cm in 3 Farben (€ 0,90 pro Stück) und der größere Luftpolster-Umschlag Metallic 33 x 23 cm (€ 0,80 pro Stück) schneller als einen Karton zu falten und zu füllen.

Schritt 4: Bereite die Nachrichten vor, bevor du gehst

Drei Textstücke sparen dir die meisten E-Mails während deiner Abwesenheit. Schreibe sie an deinem letzten ruhigen Tag, nicht am Tag der Abreise.

1. Eine Meldung in deinem Webshop, sichtbar vor dem Bezahlen. Gib den spätesten Bestelltermin und den Tag an, an dem du wieder versendest. Jemand, der das liest und trotzdem bestellt, beschwert sich später nicht.
2. Eine Zeile in deiner Bestellbestätigung für Bestellungen, die in der Schließungsperiode reinkommen. Das ist die wichtigste der drei: Diese E-Mail wird gelesen.
3. Eine automatische Antwort auf deine E-Mail mit demselben Datum darin. Ein Datum in allen drei Texten, sonst entsteht eine Diskussion.

Schreibe auch dazu, was du nicht tust: keine Expresssendungen, keine Retourenbearbeitung, kein Telefon. Erwartungen zu managen, ist hier die ganze Arbeit.

Schritt 5: Der Tag, an dem du wieder öffnest

Plane den ersten Tag nicht voll mit neuen Dingen. Du brauchst ihn zum Nachholen. Eine machbare Reihenfolge:

Reihenfolge	Was	Warum zuerst
1	Älteste Bestellungen zuerst verpacken	Diese Kunden warten am längsten und mailen zuerst
2	Retouren und Beschwerden beantworten	Kostet Minuten, verhindert Eskalation
3	Bestand nachzählen und nachbestellen	Dein Ansturm hat deinen Schrank geleert
4	Meldungen aus deinem Webshop entfernen	Eine abgelaufene Meldung wirkt unordentlich

Dieser letzte Punkt wird strukturell vergessen. Ein Banner mit „Wir haben bis zum 2. Januar geschlossen“, das noch Mitte Januar über deinem Webshop steht, kostet dich Bestellungen von Menschen, die denken, dass du nicht versendest.

Was du für das nächste Mal aufbewahrst

Schreibe nach Abschluss drei Dinge auf: wie viele Kartons du in dieser letzten Woche verbraucht hast, worauf du gekommen bist und welche Frage Kunden am häufigsten gestellt haben. Das ist deine Checkliste für die nächste Schließung, und nach zwei Malen ist es eine Routine von einer halben Stunde anstatt einer Woche Stress. Bewahre diese Liste auf der Innenseite deiner Vorratstür auf, nicht in einem Ordner auf deinem Computer — da schaust du nicht.

Bestelle dein Material in Bundles, wenn du weißt, dass ein Ansturm bevorsteht: Du zahlst pro Stück weniger und hast sofort genug für die nächste Schließung liegen. Umzugskartons sind übrigens auch als temporäre Lagerung für verpackte Bestellungen nutzbar — der Action Umzugskarton von 480x430x330 mm, 50 Liter (€ 3,50) hält einen Stapel fertig gemachter Pakete staubfrei, bis du sie wegbringst.

Alles auf einen Blick

Du füllst deinen Verpackungsvorrat in den Kollektionen Verpacken & Versenden, Briefkasten-Verpackungen, Klebeband und Schutz & Füllmaterial auf. Bestellst du in Mengen, schau dann bei Vorteilsverpackungen für Webshops.

Du weißt nicht sicher, ob ein Bundle rechtzeitig vor deinem letzten Versandtag ankommt, oder willst wissen, was von einer bestimmten Kartongröße auf Lager ist? Mail deine Schließungsdaten und Mengen an info@verpakkingdeals.nl, dann suchen wir es für dich heraus.