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Arbeitsplatz bereit für einen neuen Kollegen oder Praktikanten: Checkliste und Budget

23 August 2026

Arbeitsplatz bereit für einen neuen Kollegen oder Praktikanten: Checkliste und Budget

Am ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen oder Praktikanten zeigt sich meist erst, was fehlt. Es gibt keinen Stift. Der Schreibtisch ist leer, aber darunter steht noch ein Karton von jemand anderem. Das Telefon muss aufgeladen werden, und der einzige freie USB-Anschluss befindet sich hinten am Computer. Nichts Dramatisches, aber die neue Person muss sich einen halben Tag lang umschauen, und du wirst einen halben Tag lang unterbrochen.

September und Oktober sind die Monate, in denen dies am häufigsten vorkommt: Praktikanten beginnen, Sommerstellen werden besetzt, und Leute wechseln an einen anderen Arbeitsplatz. Nachfolgend eine Checkliste, die du einmal erstellst und danach jedes Mal wieder verwendest, mit einer Kostenschätzung.

Die Basis: Was auf jedem Schreibtisch liegen sollte

Fang klein an. Ein Arbeitsplatz ist nicht fertig, wenn dort ein Laptop steht; er ist fertig, wenn jemand schreiben, etwas festkleben und seine Sachen irgendwo aufbewahren kann.

Zusammen kommst du auf etwa 28 € für die Schreib- und Schreibtischbasis. Das ist die günstigste Investition, die du in der ersten Woche machen kannst.

Aufladen und Anschließen: Wo es in der Praxis schiefgeht

Die meisten Frustrationen an einem neuen Arbeitsplatz betreffen Strom und Anschlüsse. Der Laptop hat zwei, von denen einer durch die Tastatur belegt ist, und dann müssen noch eine Maus, ein Headset und ein Telefon angeschlossen werden.

Ein Hub löst das Problem, ohne dass du an die Verkabelung des Gebäudes gehen musst. Der USB 2.0 Hub 4 Anschlüsse mit Schalter - Weiß (9,95 €) hat einzelne Schalter pro Anschluss, was praktisch ist, wenn du ein Gerät ausschalten möchtest, ohne den Stecker herauszuziehen. Wenn mehrere Personen an einem Platz arbeiten, ist eine USB-Ladestation 8 Anschlüsse mit Fast Charge und PD (14,95 €) ein gemeinsamer Punkt, an dem jeder sein Telefon aufbewahren kann, anstatt fünf einzelne Ladegeräte im Besprechungsraum zu haben.

Eine Maus ist das dritte Ding, das sich die Leute selten selbst mitbringen. Ein Basismodell wie die RGB Gaming Maus 3200 DPI - 6 Tasten - USB kostet 12,95 € und funktioniert an jedem Computer mit einem freien USB-Anschluss.

Der gemeinsame Bereich: Reinigung, Post und die kleinen Dinge

Ein Arbeitsplatz steht nie für sich allein. Sorge dafür, dass die gemeinsamen Vorräte ausreichen, bevor jemand anfängt, sonst wird der neue Kollege derjenige, der als Erster entdeckt, dass sie leer sind.

Kategorie Produkt Preis
Handhygiene Desinfizierendes Handgel 70% Alkohol - 150 ml 2,95 €
Schreibtisch und Tastatur Oberflächenreiniger und Desinfektionsmittel 150 ml 3,95 €
Post versenden C5 Umschlag Weiß 162x229 mm, 25 Stück 4,95 €
Dokumente A4 A4 Umschläge 229 x 324 mm, 10 Stück 4,00 €
Kartons öffnen Magazinschermesser-Set 8 Stück 4,95 €

Dieses Messerset scheint übertrieben für ein Büro, aber acht Stück für 4,95 € bedeutet, dass in jedem Raum eines liegt und niemand mehr mit einer Schere an einem Karton zieht.

Pause und Mittagessen: der unterschätzte Teil

Ein neuer Kollege, der nicht weiß, wo er Kaffee holt oder wo er sein Mittagessen aufwärmen kann, wartet damit meist eine Woche. Lege das am ersten Tag bereit.

Eine eigene Tasse spart Becher und ist die einfachste Willkommensgeste, die es gibt; schau in der Kollektion Tassen nach etwas, das zur Person passt. Arbeitest du an einem Ort ohne Mikrowelle — eine Baustelle, ein Bus, ein Büro, in dem die Küche mit fünfzig Leuten geteilt wird — dann ist eine elektrische Lunchbox eine ernsthafte Lösung. Die Faitron HeatsBox Pro kostet 119,95 € und erwärmt das Essen in der Box selbst; das Erweiterungsset für HeatsBox Style und Style+ kostet 39,95 €. Das ist kein Kauf für jeden neuen Mitarbeiter, aber einer, den du einmal für eine Funktion machst, bei der dieses Problem strukturell auftritt.

So machst du daraus ein wiederholbares Paket

Der Gewinn liegt nicht in den einzelnen Einkäufen, sondern darin, es einmal festzuhalten. Drei Schritte:

  1. Schreibe die Liste auf mit Artikel, Menge und Preis, und setze darunter einen Gesamtbetrag. Bei der Basis hier oben kommst du inklusive Hub und Maus auf etwa 65 € pro Arbeitsplatz.
  2. Kaufe ein Set extra ein und stelle es separat in einen Karton, zum Beispiel einen Action Umzugskarton 480x430x330 mm für 3,50 €. Beschrifte ihn mit "Startpaket". Beim nächsten neuen Kollegen nimmst du diesen Karton und bist in zehn Minuten fertig.
  3. Setze eine Person dafür verantwortlich für das Auffüllen. Ohne Verantwortlichen wird der Karton innerhalb von drei Monaten geplündert, ohne dass es jemand bemerkt.

Rechne auch damit, dass ein Teil nicht zurückkommt. Stifte, Textmarker und Messer verschwinden; das ist keine Unordnung, sondern die Natur der Sache. Kaufe diese Kategorie daher in Multipacks und nicht einzeln.

Los geht's

Für die Schreibtischbasis schaust du in Büro & Schule und Office Essentials. Hubs, Mäuse und Ladestationen findest du in Computer & Zubehör, Telefonhalter in Telefonhalter & Ständer, und Kartons, um dein Startpaket aufzubewahren, in Verpacken & Versenden. Richtest du mehrere Arbeitsplätze gleichzeitig ein oder suchst du größere Mengen eines Artikels? Schicke deine Liste an info@verpakkingdeals.nl — dann schauen wir, was es in Bundles oder Großpackungen verfügbar ist.