Selbst versenden oder auslagern? So berechnest du, wann sich Fulfillment lohnt.

Am Freitagabend stehen vierzig Pakete bereit und du bist zwei Stunden mit Kommissionieren, Verpacken und Etikettieren beschäftigt. Das fühlt sich nach Arbeit an, die du nebenbei erledigst, nicht nach Arbeit, für die du bezahlt wirst. An so einem Abend kommt die Frage ganz von selbst: Kann das nicht jemand anderes übernehmen? Fulfilment – deinen Warenbestand in einem externen Lager unterzubringen, das Kommissionierung, Verpackung und Versand übernimmt – klingt dann verlockend. Ob das auch sinnvoll ist, hängt von Zahlen ab, die du erst einmal selbst kennen musst.

Schreib zuerst auf, was du derzeit machst

Auslagern funktioniert nur, wenn du weißt, was du auslagerst. Geh deinen Prozess Schritt für Schritt durch und notiere, wie viel Zeit jeder Schritt kostet:

• Wareneingang: Kartons auspacken, zählen, einlagern, Bestände aktualisieren.
• Kommissionierung: Bestellung zusammenstellen, auf Vollständigkeit prüfen.
• Verpacken: Karton oder Umschlag auswählen, polstern, verschließen, versiegeln.
• Etikettieren und anmelden: Etikett drucken, aufkleben, Sendung anmelden.
• Wegbringen: zur Abgabestelle fahren oder auf die Abholung warten.
• Retouren: Paket öffnen, prüfen, zurückbuchen, wieder verkaufsfähig machen.
• Kundenanfragen: die Frage „Wo bleibt mein Paket?“ beantworten.

Stoppe eine Woche lang die Zeit. Die meisten Webshops, die das zum ersten Mal tun, sind vor allem von den letzten drei Punkten überrascht: Zusammengenommen kosten sie oft mehr Zeit als das Verpacken selbst.

Berechne deine Kosten pro Paket

Material lässt sich leicht auf einen Betrag pro Paket umrechnen, weil du es in Gebinden kaufst. Ein Gebinde mit 100 recycelten A6-Briefkastenkartons kostet 17,95 €; das sind 0,18 € pro Karton. Die A5+-Variante für 24,00 € kostet 0,24 € pro Karton. Ein metallischer Luftpolsterumschlag im Format 22 x 17 cm kostet 0,90 € pro Stück, ein weißer Versandkarton aus Pappe im Format 15 x 15 x 15 cm 1,99 €.

Klebeband und Füllmaterial rechnest du auf die Anzahl der Pakete um, die du damit verschließt. Zähl das einmal genau: Wie viele Kartons verschließt du mit einer Rolle? Sechs Rollen Klebeband (48 x 66 mm) kosten 21,00 €, ein Karton mit 36 Rollen 108,00 € – das macht 0,50 € Unterschied pro Rolle. Eine Rolle Luftpolsterfolie mit 500 mm Breite und 500 Metern Länge kostet 12,95 €; schneide einmal die Menge ab, die du normalerweise verwendest, miss die Länge und schon kennst du deine Kosten pro Paket.

Posten	So berechnest du ihn
Verpackung	Gebindepreis geteilt durch die Stückzahl
Klebeband, Folie, Siegel	Rollenpreis geteilt durch die Anzahl der Pakete pro Rolle
Arbeitszeit	Minuten pro Paket mal deinem angesetzten Stundenlohn
Transport	Tarif deines Versanddienstleisters plus deine Fahrt zur Abgabestelle
Retouren	Kosten pro Retoure mal deiner Retourenquote
Platz	Miete oder verlorener Wohnraum, geteilt durch dein monatliches Versandvolumen

Am Ende dieser Rechnung steht eine Zahl: Was dich ein Paket kostet, wenn du es selbst versendest. Ohne diese Zahl kannst du kein Angebot beurteilen.

Wann sich Auslagern zu lohnen beginnt

Es gibt keine magische Anzahl von Paketen pro Tag, ab der Fulfilment immer sinnvoll ist. Es gibt jedoch Anzeichen, die häufiger mit einem sinnvollen Wechsel einhergehen:

• Dein Volumen ist stabil und wächst. Ein Fulfilment-Dienstleister berechnet oft feste monatliche Kosten. Bei schwankenden, niedrigen Mengen zahlst du diese umsonst.
• Dein Lager ist dein Wohnzimmer. Wenn der Warenbestand Flur, Dachboden und Gästezimmer in Beschlag genommen hat, gewinnst du durch das Auslagern auch Ruhe.
• Du selbst bist der Engpass. Wenn du jeden Tag Pakete packst, bleibt keine Zeit für Einkauf, Produktseiten oder Kundenkontakt – also für die Arbeit, die tatsächlich Umsatz bringt.
• Dein Spitzenvolumen ist extrem. Wenn dein Volumen im November dreimal so hoch ist wie sonst, stellt sich die Frage, ob du diese Wochen selbst stemmen möchtest.
• Es gibt keine Vertretung. Wirst du krank, kommt der Versand zum Stillstand. Dieses Risiko hat seinen Preis.

Die Kosten, die du in einem Angebot nicht sofort siehst

Vergleiche ein Angebot nicht nur anhand des Preises pro Bestellung. Frag bei diesen Punkten genauer nach:

• Wareneingangskosten: Was kostet die Annahme und Erfassung deines Warenbestands – pro Palette oder pro Stück?
• Lagerung: Wird pro Palette, Lagerplatz oder Kubikmeter und Monat abgerechnet?
• Zusatzpositionen: Was kostet ein zweiter Artikel in derselben Bestellung?
• Verpackung: Verwendest du den Standardkarton des Dienstleisters oder darfst du eigenes Material anliefern – und was kostet dessen Lagerung?
• Retouren: Was kostet es, einen retournierten Artikel zu öffnen, zu prüfen und wieder verkaufsfähig zu machen?
• Mindestabnahme: Gibt es einen Mindestbetrag pro Monat und wie lange läuft der Vertrag?
• Auslagerung bei Vertragsende: Was kostet es, deinen Warenbestand wieder abholen zu lassen?

Rechne diese Kosten auf dieselbe Kennzahl wie oben um: Kosten pro Paket. Erst dann vergleichst du Gleiches mit Gleichem.

Was du abgibst – und wie du das auffängst

Durch das Auslagern gibst du ein Stück Kontrolle ab. Das Paket, das bei deinem Kunden ankommt, wird von jemand anderem zusammengestellt. Wenn du eine handgeschriebene Karte, ein VOID-Sicherheitssiegel für 9,95 € pro 60 Stück oder farbige Kartons statt brauner Pappe möchtest, muss das in der Arbeitsanweisung stehen – und in der Regel kostet jeder zusätzliche Handgriff extra. Erstelle vorab eine Liste mit allem, was wirklich zu deiner Marke gehört, und allem, worauf du als bloße Gewohnheit ohne Nachteile verzichten kannst.

Auch die Fehlerquote verändert sich. Ein Kommissionierfehler war bisher dein Fehler und du hast ihn selbst behoben; künftig musst du ihn melden, belegen und abwarten. Frag vor der Unterschrift nach den Regelungen für Fehler, nicht erst danach.

Die Zwischenlösungen, die oft besser funktionieren

Es ist selten alles oder nichts. Drei Varianten, die sich in der Praxis bewähren:

1. Nur deine Topseller auslagern. Zwanzig Prozent deiner Artikel machen oft achtzig Prozent deiner Bestellungen aus. Diese lagerst du extern, den Rest behältst du bei dir.
2. Nur die Spitzenzeiten auslagern. Von Oktober bis Januar extern, den Rest des Jahres selbst. Frag aber nach, ob das vertraglich möglich ist.
3. Zuerst deinen eigenen Prozess beschleunigen. Ein Klebebandabroller mit zwei Rollen für 9,95 €, eine Kartongröße weniger und ein fester Platz für Klebeband, Folie und Etiketten sparen oft mehr Minuten pro Paket, als du denkst. Kostet dich das trotzdem noch zu viel Zeit, weißt du sicher, dass es am Volumen und nicht an deiner Arbeitsweise liegt.

Eine kurze Checkliste für deine Entscheidung

• Ich weiß, was mich ein Paket derzeit kostet, einschließlich meiner eigenen Arbeitszeit.
• Ich kenne meine Retourenquote und die Kosten pro Retoure.
• Ich habe mindestens zwei Angebote auf die Kosten pro Paket umgerechnet.
• Ich weiß, was bei Fehlern, Spitzenzeiten und einer Kündigung passiert.
• Ich habe festgelegt, welche Markenelemente übernommen werden müssen und was das extra kostet.

Kannst du alle fünf Punkte abhaken, ist daraus eine unternehmerische Entscheidung geworden statt eines Bauchgefühls am Freitagabend.

Lieber selbst weitermachen? Das brauchst du

Wenn du vorerst selbst weiterversendest, kauf in Gebinden ein – so senkst du deine Kosten pro Paket am schnellsten. Kartons und Material findest du unter Verpacken & Versenden, Briefkastenformate unter Briefkastenverpackungen, Rollen und Abroller unter Klebeband und Großpackungen unter Vorteilspackungen für Webshops. Bist du unsicher, welche Kartongröße oder Gebindegröße zu deinem Volumen passt? Schick deine Mengen und Artikelmaße per E-Mail an info@verpakkingdeals.nl – dann schauen wir gemeinsam.