Een kaart sturen naar je klanten: enveloppen, formaten en een planning voor het najaar
, by Verpakkingdeals.nl, 5 min reading time
Een fysieke kaart valt op tussen honderd nieuwsbrieven. Deze gids laat zien welk envelopformaat bij welke kaart hoort, wat het per stuk kost en wanneer je moet beginnen om op tijd te zijn.
Een klant van je webshop krijgt deze week waarschijnlijk zestig commerciële e-mails. Daarvan opent hij er misschien vijf. In diezelfde week krijgt hij drie stukken post, waarvan twee van de gemeente. Reken maar uit welke van de twee kanalen nog aandacht oplevert.
Dat is precies waarom kleine webshops, verenigingen en eenmanszaken elk jaar weer overwegen om een kaart te sturen — en waarom het net zo vaak niet doorgaat. Meestal struikelt het op de praktische kant: welke envelop past hier eigenlijk in, hoeveel heb ik er nodig, en het is nu al te laat. Hieronder staat hoe je die drie vragen ruim van tevoren afvinkt.
Waarom je hier in september of oktober aan begint
De reflex is om dit in de eerste week van december te doen. Dat is precies de week waarin je webshop het drukst is, waarin de post het drukst is, en waarin jouw kaart tussen twintig andere kaarten op de mat ligt.
Twee alternatieven werken beter. De eerste: stuur je kaart in november, vóór de stortvloed. De tweede: sla december over en stuur een nieuwjaarskaart in de tweede week van januari, wanneer de brievenbus weer leeg is en niemand het verwacht. Beide vragen dat je nu je materiaal in huis haalt, niet straks.
Het praktische argument telt ook mee: adressen verzamelen, een tekst schrijven en 200 kaarten schrijven kost je meer avonden dan je denkt. Enveloppen bestellen is het makkelijkste deel — doe dat als eerste, dan ligt er iets op tafel dat je dwingt door te gaan.
Welk formaat envelop hoort bij welke kaart
De meeste dubbele wenskaarten in Nederland zijn ongeveer A6 (een gevouwen A5). Daar horen twee formaten bij, afhankelijk van of de kaart staand of liggend is.
| Envelop | Afmeting | Inhoud | Prijs | Per stuk |
|---|---|---|---|---|
| Wenskaart Enveloppen | 156 x 220 mm | 500 stuks | € 2,95 | ca. € 0,006 |
| Enveloppen Wit | 156 x 220 mm | 500 stuks | € 3,00 | ca. € 0,006 |
| C6 Envelop Wit | 114 x 162 mm | 50 stuks | € 4,00 | € 0,08 |
| C5/C6 Envelop Wit | 114 x 229 mm | 25 stuks | € 4,00 | € 0,16 |
| C5 Envelop Wit | 162 x 229 mm | 25 stuks | € 4,95 | € 0,20 |
| A4 Enveloppen | 229 x 324 mm | 10 stuks | € 4,00 | € 0,40 |
Kort samengevat: C6 is de klassieke wenskaartenvelop voor een kaart van ongeveer A6. C5/C6 is de lange, smalle envelop waar een A4 in drieën gevouwen precies in past — handig voor een brief. C5 neem je als je een A4 maar één keer wilt vouwen, bijvoorbeeld bij een folder die niet mag kreuken.
Het formaat 156 x 220 mm valt daar net tussenin en is ruimer dan C6. Dat is prettig als je kaart iets afwijkt van standaard, of als er een flyer of kortingsbon bij moet. Bij 500 stuks voor € 2,95 kost een misser je bovendien niets.
Reken één keer uit wat je echt nodig hebt
Tel je adressen, tel er tien procent bij op voor schrijffouten en scheurpartijen, en rond af naar boven op een hele bundel. Bij 180 klanten kom je op ongeveer 200 enveloppen: dan neem je vier bundels C6 (€ 16,00) of één bundel van 500 in 156 x 220 mm en houd je ruim over voor volgend jaar.
Voor het schrijfwerk zijn Topwrite Balpennen, 10 stuks (€ 2,00) genoeg, maar leg er ook een set Stiften / Markers, 4 stuks (€ 4,00) naast. Een adres in balpen op een witte envelop leest netjes; een naam of accent in marker maakt duidelijk dat er een mens achter zit.
Handgeschreven of gedrukt?
Handgeschreven adressen worden aantoonbaar vaker geopend dan gedrukte etiketten, simpelweg omdat ze niet op reclame lijken. Het kost je wel ongeveer een halve minuut per envelop — bij 200 stuks is dat een avond.
Een tussenweg die goed werkt: druk de adressen op etiketten, maar schrijf de naam van de ontvanger met de hand op de kaart zelf en zet er een echte handtekening onder. Dan hou je het tempo van een gedrukte oplage met het effect van iets persoonlijks.
Kies je toch voor volledig handgeschreven, verdeel het dan over meerdere avonden. Vijftig per avond gaat prima; tweehonderd achter elkaar levert vanaf ongeveer nummer zeventig onleesbare adressen op.
Als er iets bij de kaart moet
Wil je een klein bedankje meesturen — een sticker, een monster, een sleutelhanger — dan verandert er iets: het is geen brief meer maar een pakje, met eigen regels en tarieven. Kijk voor de actuele voorwaarden en maximale afmetingen op de site van PostNL over brievenbuspakjes en op de tarievenpagina; die worden periodiek aangepast, dus vertrouw niet op wat je vorig jaar betaalde.
Qua verpakking heb je twee routes. De lichtste: een Bubbeltjesenvelop Metallic 22 x 17 cm (€ 0,90 per stuk, in drie kleuren) of de kleinere Bubbeltjesplastic Envelop Metallic 21 x 14 cm (€ 0,80). Die zijn licht, beschermen tegen kreuken en zien er meteen anders uit dan bruin.
Zit er iets stevigers bij, dan is een Gerecycled Brievenbusdoos 180 x 115 x 28 mm (A6), bundel 100 stuks (€ 17,95) de betere keuze, of het formaat erboven: 255 x 160 x 28 mm (A5+), bundel 100 stuks (€ 24,00). Sluiten doe je met Scotch Crystal Tape, 2 stuks (€ 6,00) als je wilt dat de tape onzichtbaar blijft.
Een planning die terugrekent
- Nu: adressenlijst opschonen en enveloppen bestellen. Dit is het deel dat altijd blijft liggen.
- Over twee weken: tekst schrijven en de kaart laten drukken of zelf maken. Vraag altijd een proefdruk.
- Vier weken voor verzending: alles in huis, inclusief postzegels of frankeermethode.
- Twee weken voor verzending: schrijven, verdeeld over meerdere avonden.
- Verzenddag: in één keer op de bus. Voor een novemberkaart betekent dat: begin nu.
De grootste winst zit niet in de mooiste kaart, maar in het feit dat je hem daadwerkelijk verstuurt. Materiaal dat al op je tafel ligt, helpt daar meer bij dan een goed voornemen.
Kijk voor het volledige aanbod in de collecties Enveloppen, Brievenbus Verpakkingen, Kantoor Artikelen en Verpakken & Verzenden. Weet je niet zeker welk envelopformaat bij jouw kaart past, of wil je een grotere hoeveelheid dan online staat? Stuur de afmetingen van je kaart naar info@verpakkingdeals.nl, dan zoeken we het formaat er voor je bij.