Verpakkingsvoorraad voor het najaar: zo bereken je wat je nodig hebt

Augustus is voor de meeste webshops de rustigste maand van het jaar. Weinig orders, weinig haast, en een magazijn waar je nog fatsoenlijk doorheen loopt. Precies daarom is dit het moment om te tellen wat er op de plank ligt. Wie in november ontdekt dat de A5-brievenbusdozen op zijn, betaalt spoedtarieven, wijkt uit naar een te grote doos en verliest per pakket marge die er in die maanden juist in moet zitten.

Hieronder een manier om je voorraad door te rekenen die niet uitgaat van een onderbuikgevoel, maar van je eigen ordergeschiedenis.

Reken terug vanaf je orders, niet vanuit je gevoel

Pak de exportfunctie van je webshop en haal de orders van vorig jaar op, van 1 oktober tot en met 31 december. Tel ze. Deel dat aantal door drie en je hebt een gemiddelde maand in het hoogseizoen. Vergelijk dat met je gemiddelde maand nu: het verschil is de factor waarmee je je normale verbruik moet vermenigvuldigen.

Draaide je afgelopen zomer 200 pakketten per maand en vorig najaar 500 per maand, dan is je factor 2,5. Verbruik je nu 200 brievenbusdozen per maand, dan heb je er in het najaar rond de 500 per maand nodig. Dat is een schatting en geen wet, maar het is een stuk beter dan "doe maar wat extra".

Reken vervolgens met een veiligheidsmarge van ongeveer 20 procent en met een levertijd van je leverancier. Als je binnen een week levert en je bestelt maandelijks bij, hoef je geen kwartaalvoorraad in te slaan. Verkoop je pieken rond specifieke dagen, dan wel.

Stap 1: verdeel je orders in drie formaatgroepen

De meeste webshops verzenden onnodig veel verschillende doosmaten. Drie groepen is voor de meeste assortimenten genoeg: plat en licht, compact, en volumineus.

Groep	Typisch product	Verpakking	Prijs
Plat en licht	Sieraden, kaarten, kleine accessoires	Gerecycled Brievenbusdoos 180 x 115 x 28 mm (A6), 100 stuks	€ 17,95
Plat, iets groter	Boeken, textiel, kleine elektronica	Gerecycled Brievenbusdoos 255 x 160 x 28 mm (A5+), 100 stuks	€ 24,00
Compact	Mokken, potjes, gebundelde artikelen	Kartonnen Verzenddoos 15x15x15 cm, wit	€ 1,99
Volumineus	Meerdere artikelen, lichte grote producten	Verhuisdoos 480 x 430 x 330 mm, 50 liter	€ 3,50

Let bij de brievenbusdozen op de hoogte van 28 mm. Dat is de maat die bepaalt of je pakket door de bus past. Controleer de actuele maximale afmetingen en gewichten altijd bij je eigen vervoerder, want die verschillen per aanbieder en worden af en toe aangepast.

De bundels van 100 stuks zijn interessant zodra je ze binnen een half jaar opmaakt. Bij de A6-doos kom je op ongeveer 18 cent per doos, bij de A5+ op 24 cent. Koop je losse dozen omdat je opslagruimte mist, dan betaal je die ruimte terug in stukprijs.

Stap 2: opvulling en tape schaal je mee

Opvulmateriaal is de post die het vaakst wordt onderschat, omdat je het per meter verbruikt en niet per stuk telt. Een grove vuistregel: reken op ongeveer een halve meter noppenfolie per compact pakket en anderhalve meter per volumineus pakket. Vermenigvuldig dat met je verwachte aantallen en je weet welke rol je nodig hebt.

• Noppenfolie Rol 500 mm x 500 m — € 12,95. Een rol van 500 meter is een seizoensvoorraad voor de meeste kleine webshops.
• Rol Bubbeltjesplastic Groen 50 x 500 cm — € 5,00. Handig als tweede rol bij een apart pakstation.
• Bubbeltjesenveloppen Metallic 33 x 23 cm, 3 kleuren — € 0,80 per stuk. Doos en opvulling in één, voor producten die tegen een deuk kunnen maar niet tegen schuren.
• Bubbeltjesenveloppen Metallic 22 x 17 cm, 3 kleuren — € 0,90 per stuk.

Voor tape geldt hetzelfde principe. Een rol van 50 meter is bij een dichtgeplakte compacte doos goed voor grofweg zestig tot tachtig pakketten, afhankelijk van hoeveel banen je trekt. Reken uit hoeveel rollen dat betekent en kijk dan pas naar de bundelprijs.

• KINZO Verpakkingstape 50 meter x 48 mm — € 3,00 per rol.
• Tape Rollen 6 stuks 48 x 66 mm — € 21,00, oftewel € 3,50 per rol.
• Tape Rollen Doos 36 stuks 48 x 66 mm — € 108,00, oftewel € 3,00 per rol. Interessant vanaf ongeveer 2.500 pakketten per seizoen.
• Kinzo Tape Dispenser met 2 rollen — € 9,95. Scheelt seconden per pakket, en dat telt op.

Stap 3: het kleine spul dat je pakstation stillegt

Grote dozen bestel je omdat je ze mist. Mesjes, stickers en zegels bestel je meestal pas als er iemand met een schaar staat te ploeteren. Neem ze mee in dezelfde bestelling.

• Kinzo Magazijn Mesjes 3 stuks — € 1,95. Leg er per werkplek één neer in plaats van er één te laten rondzwerven.
• Magazijn Messen Set 8 stuks, geel — € 4,95.
• Veiligheidszegel Stickers VOID, 60 stuks — € 9,95. Zichtbaar bewijs of een pakket onderweg is geopend, nuttig bij duurdere zendingen en bij retourdiscussies.
• Prijsstickers Wit voor Prijstang MX-5500, 5000 stuks — € 9,95. Als je ook op locatie of via een markt verkoopt.

Wat je nu bestelt en wat kan wachten

Bestel nu wat een lange levertijd of veel volume heeft: dozen, bundels en folierollen. Die nemen ruimte in maar bederven niet. Wacht met alles wat je binnen een week bij kunt bestellen en waarvan je het verbruik pas in oktober goed inschat, zoals speciale cadeauverpakking voor de decembermaand.

Zet daarnaast een simpele grenswaarde per artikel in je administratie: het aantal waaronder je automatisch bijbestelt. Voor tape is dat bijvoorbeeld twee rollen, voor brievenbusdozen een halve bundel. Dat is minder werk dan een voorraadsysteem en het vangt negentig procent van de problemen af.

Kort samengevat

1. Tel je orders van vorig najaar en bereken je piekfactor.
2. Breng je pakketten terug tot drie of vier formaatgroepen.
3. Reken opvulling en tape om naar meters en rollen, niet naar "een paar".
4. Bestel bundels alleen als je ze binnen een half jaar opmaakt.
5. Leg per artikel een bijbestelgrens vast.

Aan de slag

Alle genoemde artikelen vind je in de collecties Verpakken & Verzenden, Brievenbus Verpakkingen, Tape en Bescherming & Opvulmateriaal. Twijfel je welke doosmaat bij jouw producten past, of wil je weten of een bundel in jouw geval uitkomt? Mail je afmetingen en verwachte aantallen naar info@verpakkingdeals.nl en we rekenen met je mee.